Jak przygotować się do audytu UX swojej strony internetowej?

Przygotowanie do audytu UX strony internetowej nie musi być skomplikowane. Warto jednak wcześniej określić cele analizy, wskazać najważniejsze podstrony, zebrać dostępne dane i opisać problemy, które utrudniają użytkownikom korzystanie z serwisu.

Dzięki temu wykonawca może lepiej dopasować zakres audytu do potrzeb firmy, a przygotowane rekomendacje będą odnosić się do konkretnych celów biznesowych – np. zwiększenia liczby zapytań, uproszczenia formularzy czy poprawy nawigacji.

W tym poradniku przedstawiamy praktyczną checklistę przygotowania do audytu UX: od określenia celów i kluczowych ścieżek użytkowników, przez dane z GA4 i Search Console, aż po dostęp do CMS, materiały biznesowe oraz kwestie bezpieczeństwa informacji.

Nie musisz dysponować wszystkimi wymienionymi danymi i narzędziami. Ich dostępność należy uwzględnić przy ustalaniu zakresu analizy.

Jeżeli chcesz najpierw dowiedzieć się, na czym polega analiza użyteczności, jakie metody obejmuje i co powinien zawierać raport, przeczytaj artykuł Audyt UX strony internetowej – co powinien zawierać i jak go wykonać?

Jak się przygotować przed audytem UX?

Przed rozpoczęciem audytu UX warto uporządkować podstawowe informacje o stronie i jej użytkownikach. Nie chodzi o przygotowanie rozbudowanej dokumentacji, lecz o przekazanie kontekstu, który pomoże właściwie zaplanować analizę.

1. Określ cel audytu

Zastanów się, co chcesz poprawić. Może to być zwiększenie liczby zapytań, uproszczenie formularza kontaktowego, poprawa nawigacji albo ułatwienie użytkownikom znalezienia odpowiedniej usługi.

Najlepiej wskazać jeden cel główny oraz kilka problemów, które warto wyjaśnić.

2. Wskaż najważniejsze grupy użytkowników i ich zadania

Opisz, kto korzysta ze strony i co próbuje na niej zrobić. W przypadku strony B2B mogą to być np. osoby porównujące oferty, specjaliści techniczni szukający parametrów produktów lub osoby odpowiedzialne za wybór dostawcy.

Nie musisz przygotowywać pełnych person. Wystarczy krótki opis odbiorców oraz ich najważniejszych potrzeb.

3. Zidentyfikuj problemy i pytania wymagające sprawdzenia

Zbierz zgłoszenia od klientów, uwagi działu sprzedaży i obserwacje pracowników. Przykładowe pytania:

• Dlaczego użytkownicy nie wysyłają formularza kontaktowego?
• Czy oferta jest zrozumiała dla nowych klientów?
• Czy odwiedzający łatwo znajdują właściwą usługę?
• Czy wersja mobilna utrudnia korzystanie ze strony?

Traktuj je jako hipotezy do zweryfikowania, a nie udowodnione przyczyny problemów.

Jeżeli głównym powodem planowanego audytu jest niewielka liczba zapytań lub słabe wyniki sprzedażowe, warto wcześniej poznać możliwe przyczyny tych problemów. Opisujemy je w artykule Przyczyny niskiej konwersji strony internetowej – jak je rozpoznać i co zrobić?

4. Sprawdź dostępność danych i materiałów

Ustal, jakie informacje są już dostępne: dane analityczne, wyniki kampanii, zgłoszenia klientów, wcześniejsze raporty lub informacje o liczbie zapytań.

Brak części danych nie wyklucza przeprowadzenia audytu UX. Warto jednak poinformować o tym wykonawcę przed ustaleniem zakresu prac.

Checklista przygotowania do audytu UX – co przekazać wykonawcy?

Przed rozpoczęciem audytu warto zgromadzić poniższe informacje. Nie wszystkie są obowiązkowe – ich znaczenie zależy od typu strony i ustalonego zakresu analizy.

1. Adresy najważniejszych podstron

Przygotuj listę adresów URL, które mają największe znaczenie biznesowe, np.:

• stronę główną,
• najważniejsze podstrony usług i produktów,
• landing page wykorzystywane w kampaniach,
• formularze kontaktowe i zapytania ofertowe,
• inne kluczowe etapy ścieżki użytkownika.

W sklepie internetowym mogą to być dodatkowo kategorie produktów, karty produktów, koszyk i checkout.

2. Cele konwersji i podstawowe KPI

Zapisz, jakie działania użytkowników mają największą wartość dla firmy, np. wysłanie formularza, kliknięcie numeru telefonu, umówienie spotkania lub złożenie zamówienia.

Jeżeli dysponujesz danymi, przygotuj również informacje o liczbie takich działań, współczynniku konwersji oraz zmianach wyników w ostatnich miesiącach.

Nie musisz mieć rozbudowanego raportu. Najważniejsze jest wskazanie, co firma uznaje za sukces.

3. Dane z narzędzi analitycznych

Sprawdź, czy dostępne są:

• Google Analytics 4 (GA4),
• Google Search Console,
• narzędzia do analizy interakcji, np. Hotjar lub Microsoft Clarity,
• dane o zapytaniach i sprzedaży z CRM,
• wcześniejsze raporty lub wyniki badań.

Dane z tych narzędzi mogą pomóc w analizie, ale nie każde z nich jest niezbędne do przeprowadzenia audytu.

4. Materiały i kontekst biznesowy

Przygotuj aktualne informacje o ofercie, grupach docelowych i sposobie pozyskiwania klientów.

Przydatne mogą być również:

• najważniejsze przewagi konkurencyjne firmy,
• najczęstsze pytania i zastrzeżenia klientów,
• informacje o zmianach w ofercie,
• przykłady stron konkurencyjnych lub referencyjnych.

5. Dostępy i informacje techniczne

Ustal z wykonawcą, które dostępy będą rzeczywiście potrzebne.

W zależności od zakresu analizy może chodzić o dostęp do GA4, Search Console, konta testowego użytkownika albo wybranych ustawień CMS.

Przygotuj również informacje o sposobie działania formularzy oraz istotnych ograniczeniach technicznych strony.

Nie udostępniaj od razu pełnego dostępu administracyjnego, jeżeli nie jest on potrzebny do wykonania audytu.

6. Bezpieczeństwo i ochrona danych

Dostępy przekazuj indywidualnie, z uprawnieniami adekwatnymi do zakresu prac. Jeżeli analiza wymaga sprawdzenia funkcji dostępnych po zalogowaniu, w miarę możliwości przygotuj konto testowe i dane nieprodukcyjne.

Nie przesyłaj haseł w zwykłej korespondencji e-mail. W przypadku narzędzi rejestrujących sesje użytkowników zweryfikuj zasady ochrony danych, maskowania informacji oraz zgodność konfiguracji z wymaganiami dotyczącymi prywatności.

Przed udostępnieniem danych osobowych lub dostępu do systemów produkcyjnych ustal z wykonawcą odpowiednie zasady bezpieczeństwa i przetwarzania danych.

Przykład – jak opisać potrzeby przed audytem UX?

Przygotowanie do audytu UX nie wymaga wielostronicowego briefu. W wielu przypadkach wystarczy krótkie zestawienie najważniejszych informacji.

Przykładowy opis do przekazania wykonawcy:

• Rodzaj strony: serwis firmowy B2B prezentujący usługi techniczne.
• Główny cel: zwiększenie liczby wartościowych zapytań ofertowych.
• Grupa odbiorców: właściciele firm, managerowie zakupów i specjaliści techniczni.
• Najważniejsze podstrony: strona główna, trzy podstrony usługowe, realizacje i kontakt.

Zaobserwowane problemy: użytkownicy mają trudności ze znalezieniem odpowiedniej usługi, formularz generuje mało zapytań, a część klientów kontaktuje się telefonicznie w celu uzyskania podstawowych informacji.

Dostępne dane: GA4, Search Console, liczba zapytań z formularza i informacje od działu handlowego.

Oczekiwany rezultat: wskazanie najważniejszych barier UX i przygotowanie rekomendacji usprawnień wraz z priorytetami.

Jest to przykład, a nie obowiązkowy formularz. Zakres przekazywanych informacji należy dopasować do rodzaju serwisu i planowanego audytu.

Jeżeli audyt jest częścią przygotowań do przebudowy lub stworzenia nowej strony, przydatny może być również poradnik Brief strony internetowej – co powinien zawierać? Wzór i checklista do wyceny. Dotyczy on szerszego zakresu projektu niż sam audyt UX.

Jak przygotować stronę i środowisko do przeprowadzenia audytu?

Przed rozpoczęciem audytu UX warto upewnić się, że wykonawca będzie mógł sprawdzić najważniejsze funkcjonalności strony w warunkach odpowiadających rzeczywistemu sposobowi korzystania z serwisu.

W szczególności warto zadbać o:

• Dostępność kluczowych podstron – sprawdź, czy wskazane adresy URL działają prawidłowo i nie wymagają dodatkowych uprawnień, o których wykonawca nie został poinformowany.
• Możliwość przetestowania formularzy – ustal, jak bezpiecznie wysyłać zgłoszenia testowe, aby nie trafiały do rzeczywistego procesu obsługi klientów lub nie powodowały niepotrzebnych powiadomień.
• Dostęp do funkcji po zalogowaniu – jeżeli audyt obejmuje panel klienta lub inne zamknięte obszary, przygotuj odpowiednie konto testowe.
• Informację o planowanych zmianach – przekaż wykonawcy, czy w najbliższym czasie planowana jest zmiana oferty, przebudowa strony, migracja lub aktualizacja kluczowych funkcjonalności.
• Informacje o ograniczeniach środowiska – wskaż funkcje zależne od zewnętrznych systemów, integracji, kont użytkowników lub określonych warunków działania.

Jeżeli analiza obejmuje funkcjonalności sprzedażowe lub systemy z danymi klientów, warto uzgodnić sposób wykonywania testów przed rozpoczęciem prac.

Nie każda strona wymaga osobnego środowiska testowego. Takie rozwiązanie może jednak być potrzebne, gdy sprawdzane działania mogłyby wpływać na dane lub procesy produkcyjne.

Co ustalić z wykonawcą przed rozpoczęciem audytu UX?

Przed rozpoczęciem audytu UX warto uzgodnić z wykonawcą jego zakres, sposób realizacji oraz oczekiwany rezultat. Pozwoli to uniknąć nieporozumień dotyczących tego, co obejmuje analiza, a co wymaga osobnego zlecenia.

Najważniejsze kwestie do ustalenia to:

• Zakres analizy – które podstrony, funkcjonalności i ścieżki użytkowników zostaną sprawdzone.
• Dostępne dane i metody – czy analiza będzie oparta na ocenie eksperckiej, danych analitycznych, testach z użytkownikami lub innych metodach.
• Harmonogram – kiedy rozpocznie się audyt i w jakim terminie zostaną przedstawione wyniki.
• Forma przekazania wyników – czy klient otrzyma dokument z opisem problemów, rekomendacjami i priorytetami.
• Omówienie rezultatów – czy zakres współpracy obejmuje prezentację wyników i możliwość zadawania pytań.
• Dalsze wdrożenie zmian – czy projektowanie, prace programistyczne oraz ich wycena stanowią osobny etap.

Warto również ustalić, kto po stronie klienta będzie odpowiadał za kontakt z wykonawcą, przekazanie materiałów i podejmowanie decyzji.

Dobrze określony zakres prac ułatwia przeprowadzenie audytu i wykorzystanie jego wyników w późniejszym rozwoju strony.

Jeżeli szukasz wsparcia w analizie i dalszej poprawie działania strony, zapoznaj się z obszarem naszych usług Audyty i optymalizacje. Szczegółowy zakres prac ustalamy indywidualnie, zależnie od potrzeb serwisu.

Jak przygotować firmę do wykorzystania wyników audytu UX?

Przygotowanie do audytu UX nie kończy się na przekazaniu materiałów. Warto wcześniej ustalić, kto w firmie będzie odpowiadał za ocenę rekomendacji i organizację dalszych prac.

Pomocne mogą być cztery działania:

• Wyznaczenie osoby odpowiedzialnej za decyzje – ustal, kto zaakceptuje priorytety i zakres ewentualnych zmian.
• Określenie możliwości wdrożeniowych – sprawdź, czy firma posiada własny zespół techniczny, czy będzie korzystała ze wsparcia zewnętrznego wykonawcy.
• Zaplanowanie weryfikacji rekomendacji – po otrzymaniu raportu przeanalizuj proponowane zmiany pod kątem znaczenia biznesowego, kosztów i pracochłonności.
• Ustalenie sposobu oceny efektów – wskaż, które dane będą pomocne w sprawdzeniu, czy wdrożone usprawnienia przyniosły oczekiwane rezultaty.

Nie wszystkie rekomendacje muszą zostać wdrożone jednocześnie. Kolejność prac warto określić po poznaniu wyników audytu i możliwości technologicznych serwisu.

Jeśli chcesz poznać przykładowe działania, które można zaplanować po zidentyfikowaniu problemów, przeczytaj także artykuł Jak poprawić UX strony internetowej w 5 krokach?

Jeżeli analiza wykaże potrzebę większych zmian, ich projektowanie i wdrożenie mogą stanowić osobny etap współpracy z Webtom.pl.

Podsumowanie – jak przygotować się do audytu UX?

Dobre przygotowanie do audytu UX strony internetowej polega przede wszystkim na określeniu celów, wskazaniu najważniejszych podstron, zebraniu dostępnych danych i opisaniu problemów wymagających wyjaśnienia.

Warto również wcześniej uzgodnić zakres analizy, potrzebne dostępy, zasady bezpieczeństwa oraz sposób przekazania wyników. Nie wszystkie narzędzia i materiały muszą być dostępne już na początku – ich brak należy uwzględnić przy planowaniu audytu.

Takie przygotowanie pomaga sprawniej przeprowadzić analizę i zwiększa szansę na uzyskanie rekomendacji odpowiadających rzeczywistym potrzebom firmy.

Jeżeli planujesz audyt UX strony internetowej, skontaktuj się z Webtom.pl. Pomożemy ustalić zakres potrzebnych informacji i zaplanować dalsze działania.