Współpraca z agencją interaktywną nie kończy się na przekazaniu briefu i oczekiwaniu na gotowy projekt. Strona internetowa, sklep czy bardziej rozbudowany serwis wymagają decyzji, komunikacji, akceptacji oraz współpracy pomiędzy zespołem wykonawcy i osobami odpowiedzialnymi po stronie klienta.
Problemy pojawiają się najczęściej wtedy, gdy cele są niejasne, decyzje się opóźniają, zakres zmienia się bez kontroli albo odpowiedzialność za poszczególne elementy projektu nie została wcześniej ustalona.
Poniżej opisujemy siedem typowych problemów, które mogą utrudnić realizację projektu, oraz pokazujemy, jak ograniczyć ich wpływ na harmonogram, budżet i końcowy rezultat.
Jeżeli dopiero wybierasz wykonawcę, zobacz również, czym zajmuje się agencja interaktywna i jaki zakres współpracy może obejmować.
Projekt powinien zaczynać się od odpowiedzi na kilka podstawowych pytań: dlaczego powstaje strona lub sklep, do kogo jest kierowany, jakie działania użytkownik ma wykonać i jaki rezultat biznesowy ma wspierać.
Bez tych informacji decyzje dotyczące struktury, UX/UI, treści i funkcjonalności zaczynają być podejmowane bez wspólnego punktu odniesienia. W efekcie projekt może być poprawnie wykonany technicznie, ale nie odpowiadać rzeczywistym potrzebom firmy.
Cele nie muszą być od początku opisane w formie kompletnej specyfikacji. Powinny jednak zostać wystarczająco jasno określone, aby obie strony rozumiały, jaki problem rozwiązują i czego oczekują od końcowego rezultatu.
Dobrym punktem wyjścia jest przygotowanie briefu strony internetowej, który porządkuje cele, zakres, grupy odbiorców i podstawowe wymagania projektu.
Dobra komunikacja nie oznacza ciągłych spotkań. Ważniejsze jest ustalenie, kto podejmuje decyzje, w jaki sposób przekazywane są uwagi i w jakim czasie obie strony powinny na nie reagować.
Problemy zaczynają się wtedy, gdy informacje trafiają różnymi kanałami, kilka osób przekazuje sprzeczne decyzje albo akceptacje kolejnych etapów pozostają bez odpowiedzi.
Po stronie agencji powinien istnieć jasno wskazany punkt kontaktu i sposób raportowania postępu. Po stronie klienta warto natomiast wyznaczyć osobę, która zbiera uwagi wewnętrzne i przekazuje zespołowi jedną uzgodnioną decyzję.
Realizacja strony lub sklepu wymaga udziału obu stron. Agencja odpowiada za prowadzenie procesu, projektowanie i wdrożenie, natomiast klient posiada wiedzę o swoim biznesie, ofercie, klientach i wewnętrznych procesach, której wykonawca nie jest w stanie samodzielnie odtworzyć.
Najczęstsze problemy pojawiają się przy opóźnionym dostarczaniu materiałów, długim czasie akceptacji, braku osoby decyzyjnej albo odkładaniu testów na sam koniec projektu.
Zaangażowanie klienta nie oznacza zarządzania pracą developerów czy designerów. Chodzi przede wszystkim o terminowe dostarczanie informacji, podejmowanie decyzji i weryfikowanie kluczowych etapów realizacji.
Zmiany w trakcie projektu są normalne. Problemem nie jest sama zmiana, lecz wprowadzenie jej bez sprawdzenia wpływu na pozostałe elementy realizacji.
Nowa funkcja, zmiana struktury serwisu czy przebudowanie zaakceptowanego widoku mogą wpłynąć na UX/UI, development, integracje, testy, termin oraz koszt realizacji.
Dlatego każda większa zmiana powinna zostać oceniona pod względem wpływu na zakres, budżet i harmonogram, a następnie zaakceptowana przed rozpoczęciem dodatkowych prac.
Szerzej mechanizm powstawania wyceny opisujemy w artykule Wycena strony internetowej – jak agencje liczą koszt projektu?
Możemy pomóc uporządkować cele, zakres i odpowiedzialność przed rozpoczęciem realizacji, tak aby kluczowe decyzje zostały podjęte zanim rozpoczną się projektowanie i development.
Zakres zaakceptowany na początku projektu jest podstawą harmonogramu i wyceny. W trakcie realizacji mogą pojawić się nowe potrzeby, ale powinny być traktowane jako świadoma zmiana projektu, a nie automatyczna część wcześniej ustalonego zakresu.
Dotyczy to nie tylko dodatkowych funkcji. Zmianą zakresu może być również nowa wersja językowa, dodatkowy typ podstrony, zmiana logiki formularza, kolejna integracja albo przebudowa zaakceptowanego wcześniej etapu.
Dobra procedura zmian powinna określać, co dokładnie ma zostać zmienione, jaki będzie wpływ na termin i budżet oraz kiedy dodatkowy zakres może zostać zrealizowany.
Ta sama zasada działa w drugą stronę – jeżeli wykonawca nie realizuje elementu objętego uzgodnionym zakresem, klient powinien mieć jasny punkt odniesienia pozwalający zweryfikować stan realizacji.
Po obu stronach powinno być wiadomo, kto podejmuje decyzje i kto odpowiada za konkretny etap.
Po stronie klienta warto określić osobę odpowiedzialną za zbieranie uwag, dostarczanie materiałów i zatwierdzanie kolejnych etapów. Po stronie agencji powinien być jasno wskazany sposób prowadzenia projektu, komunikacji i eskalowania problemów.
Szczególnie problematyczna jest sytuacja, gdy kilka osób wydaje sprzeczne polecenia albo decyzje wymagają każdorazowo uzgodnienia w dużej grupie bez wyznaczonego właściciela projektu.
Jasna odpowiedzialność ogranicza liczbę nieporozumień i pozwala szybciej podejmować decyzje bez przerzucania odpowiedzialności pomiędzy uczestnikami projektu.
Testy nie powinny być traktowane jako jednorazowe sprawdzenie strony tuż przed publikacją.
Agencja odpowiada za własny proces QA i weryfikację poprawności wdrożenia. Klient powinien natomiast sprawdzić projekt z perspektywy swoich rzeczywistych procesów: poprawności oferty, formularzy, danych, logiki sprzedaży, treści oraz scenariuszy charakterystycznych dla jego organizacji.
Im wcześniej wykryty zostanie problem, tym łatwiej ustalić, czy jest to błąd wdrożenia, brak w wymaganiach czy nowa potrzeba biznesowa.
Przed publikacją warto również jasno ustalić sposób zgłaszania błędów, kryteria odbioru oraz zakres zmian wykonywanych jeszcze w ramach projekt
Dobra współpraca zaczyna się jeszcze przed pierwszym projektem graficznym. Obie strony powinny znać cel, zakres, sposób podejmowania decyzji, terminy akceptacji oraz zasady wprowadzania zmian.
Po stronie agencji potrzebny jest uporządkowany proces, komunikacja, QA i odpowiedzialność za realizację. Po stronie klienta – dostęp do wiedzy biznesowej, terminowe decyzje oraz udział w akceptacji kluczowych etapów.
Większości problemów można uniknąć, jeżeli kwestie te zostaną ustalone przed rozpoczęciem developmentu, a nie dopiero wtedy, gdy projekt zaczyna się opóźniać.
Zobacz, jak pracujemy jako agencja interaktywna, albo opisz nam projekt. Na początku ustalimy cele, zakres i sposób współpracy, zanim przejdziemy do projektowania i wdrożenia.
Brak jasno zdefiniowanych celów projektu powoduje chaos decyzyjny i utrudnia zaprojektowanie skutecznej strony internetowej dopasowanej do realnych potrzeb biznesowych.
Regularna i jasna komunikacja skraca czas realizacji, ogranicza liczbę poprawek i pozwala szybciej reagować na problemy pojawiające się w trakcie projektu.
Tak, ale zakres tego zaangażowania powinien być jasno określony. Klient dostarcza wiedzę o biznesie, materiały, decyzje i akceptacje, natomiast agencja odpowiada za prowadzenie procesu, projektowanie, development i własną kontrolę jakości.
Zmiany nie są problemem same w sobie. Ryzyko pojawia się wtedy, gdy są wdrażane bez oceny wpływu na zakres, harmonogram, budżet i wcześniej wykonane elementy projektu.
Warto przed rozpoczęciem prac ustalić cele, zakres, osoby decyzyjne, sposób komunikacji, terminy akceptacji, zasady wprowadzania zmian oraz sposób testowania i odbioru projektu. Odpowiedzialność za sprawny proces leży po obu stronach współpracy.
Ten wpis stworzył
Ekspert od wycen dedykowanych rozwiązań i zarządzania projektami. Posiada ogromne doświadczenie w tworzeniu ofert idealnie dopasowanych do potrzeb i oczekiwań klientów, specjalista łączący pasję do nowych wyzwań z analitycznym podejściem do każdego szczegółu projektu.
Czym zajmuje się agencja interaktywna? Sprawdź zakres kompetencji, rodzaje projektów, model współpracy oraz różnice między agencją a software house.
Jak przygotować brief strony internetowej? Sprawdź, co powinien zawierać, zobacz przykładowy brief i checklistę potrzebną do wyceny strony WWW.
Kiedy warto wybrać dedykowaną stronę internetową, a kiedy wystarczy prostsze rozwiązanie? Sprawdź zalety, ryzyka, WordPress, CMS i kryteria wyboru.
Czym wyróżnia się profesjonalna strona internetowa? Sprawdź UX/UI, technologię, SEO, wydajność, CMS, koszty i proces profesjonalnego wdrożenia.
Share:
