KSeF – co to jest, od kiedy obowiązuje i jak przygotować firmę? Kompletny przewodnik.

Krajowy System e-Faktur (KSeF) to jedna z największych zmian w polskim systemie podatkowym od lat. Od 2026 roku dla większości firm wystawianie i odbieranie faktur będzie odbywać się wyłącznie w formie faktury ustrukturyzowanej przesyłanej przez rządową platformę KSeF. Oznacza to całkowitą cyfryzację procesu fakturowania – koniec z PDF-ami na e-maila czy dokumentami papierowymi jako podstawowym sposobem wymiany faktur.

Co to jest KSeF?

KSeF – Krajowy System e-Faktur to platforma stworzona przez Ministerstwo Finansów, która służy do wystawiania, przesyłania i odbierania tzw. faktur ustrukturyzowanych. Te dokumenty mają określony format XML (aktualnie FA(2), a od 2026 roku FA(3)) i zawierają wszystkie wymagane przepisami elementy faktury – jednak w postaci danych odczytywanych automatycznie przez systemy informatyczne.

Najważniejsze cechy KSeF:

• faktury nie są już wysyłane bezpośrednio do kontrahenta, lecz trafiają najpierw na serwer Ministerstwa Finansów,
• system nadaje im unikalny identyfikator (numer KSeF),
• odbiorca pobiera fakturę z platformy KSeF, a system księgowy może ją wczytać automatycznie,
• archiwizacja odbywa się centralnie – każda faktura przechowywana jest przez minimum 10 lat w systemie państwowym.

W praktyce oznacza to, że proces fakturowania zostanie w pełni zautomatyzowany i ujednolicony.

Historia i etapy wdrożenia KSeF

Pierwsza wersja KSeF została uruchomiona 1 stycznia 2022 roku w formule dobrowolnej. Firmy mogły testować nowy sposób wystawiania faktur i dobrowolnie z niego korzystać. Początkowo planowano, że obowiązkowe e-fakturowanie wejdzie w życie w 2024 roku, jednak z uwagi na problemy techniczne, uwagi przedsiębiorców i konieczność dopracowania systemu – termin przesunięto.

Harmonogram wdrażania KSeF:

• 1 stycznia 2022 – start wersji fakultatywnej (dobrowolne korzystanie),
• 2023 – kolejne aktualizacje API i testy integracji,
• 2024 – planowany obowiązek odroczony,
• 2025 – udostępnienie środowiska testowego z FA(3) i API 2.0,
• 2026 – wejście w życie obowiązku w etapach.

Harmonogram obowiązkowości KSeF

Wdrożenie obowiązku korzystania z KSeF będzie stopniowe:

1. 1 lutego 2026 – obowiązek dla dużych firm (o rocznych obrotach powyżej 200 mln zł),
2. 1 kwietnia 2026 – obowiązek dla pozostałych podatników VAT,
3. 1 stycznia 2027 – planowane odroczenie dla najmniejszych przedsiębiorców (np. ryczałtowców, firm bez rozbudowanej księgowości).

Co bardzo ważne – nawet jeśli Twój biznes jest mikrofirmą, warto wdrożyć KSeF wcześniej, by uniknąć presji czasowej i ewentualnych błędów tuż przed obowiązkowym terminem.

Korzyści dla firm z wdrożenia KSeF

Choć zmiana może wydawać się wymagająca, KSeF oferuje szereg korzyści:

• Automatyzacja i mniej błędów – dane z faktur są odczytywane automatycznie przez systemy księgowe, co eliminuje ręczne przepisywanie i ryzyko pomyłek.
• Archiwizacja w jednym miejscu – każda faktura jest przechowywana w systemie przez 10 lat, co oznacza brak konieczności lokalnego magazynowania dokumentów.
• Szybsze rozliczenia VAT – firmy korzystające z KSeF będą mogły liczyć na skrócenie terminu zwrotu VAT z 60 do 40 dni.
• Większe bezpieczeństwo – faktury są przesyłane przez bezpieczny kanał, a ich autentyczność potwierdzona jest podpisem kwalifikowanym lub pieczęcią elektroniczną.
• Ułatwione kontrole skarbowe – dzięki centralnemu systemowi urzędy skarbowe mają wgląd do dokumentów, co skraca czas kontroli.

Aspekty techniczne – jak działa KSeF w praktyce?

Wdrożenie KSeF wymaga zrozumienia kilku kluczowych elementów technicznych:

• Struktura faktury FA(3) – od 2026 roku obowiązywać będzie nowa, rozszerzona wersja struktury XML.
• API KSeF 2.0 – interfejs pozwalający na integrację systemów ERP, księgowych i e-commerce z platformą KSeF.
• Certyfikaty wystawcy – umożliwiają bezpieczne uwierzytelnienie się w systemie, wymagane od listopada 2025.
• Tryb offline – w przypadku awarii po stronie firmy faktura może być wystawiona lokalnie i przesłana później.
• Identyfikator KSeF – nadawany każdej fakturze w momencie przyjęcia przez system.

Konsekwencje praktyczne dla przedsiębiorstw

Wprowadzenie KSeF oznacza, że:

• faktury nie będą mogły być anulowane – jedyną opcją będzie wystawienie faktury korygującej,
• wysyłka faktury będzie równoznaczna z jej udostępnieniem w KSeF,
• odbiorcy muszą mieć system umożliwiający pobieranie faktur z KSeF,
• konieczne będzie przeszkolenie pracowników odpowiedzialnych za fakturowanie.

Jak Webtom.pl może pomóc Twojej firmie w przejściu na KSeF?

Jako agencja interaktywna i software house w jednym Webtom.pl od lat wspiera firmy w cyfryzacji procesów. W kontekście KSeF oferujemy:

• Integracje z systemami ERP i e-commerce z KSeF – podłączamy sklepy internetowe, systemy księgowe i CRM do API KSeF.
• Automatyzację obiegu dokumentów – konfigurujemy procesy tak, aby faktury były generowane i przesyłane bez udziału człowieka.
• Szkolenia zespołów – przygotowujemy Twoich pracowników do pracy z nowym systemem.
• Wdrożenia w środowisku testowym – umożliwiamy bezpieczne przetestowanie integracji przed wejściem przepisów w życie.
• Stałe wsparcie techniczne – monitorujemy poprawność działania integracji i pomagamy w razie problemów.

Podsumowanie

KSeF to krok w stronę pełnej cyfryzacji obiegu dokumentów w Polsce. Choć wymaga przygotowania technicznego i organizacyjnego, wdrożenie przynosi firmom wymierne korzyści – od automatyzacji pracy po zwiększenie bezpieczeństwa danych. Jeżeli chcesz przygotować swoją firmę do obowiązkowego KSeF, skontaktuj się z Webtom.pl. Pomożemy Ci wdrożyć integracje, przeszkolić zespół i zapewnić płynne przejście na nowy system.