Warsztaty strategiczne pomagają ustalić, jakie cele biznesowe ma realizować nowa strona internetowa, do kogo powinna być kierowana i jakie funkcjonalności są rzeczywiście potrzebne. To etap wspólnej pracy nad założeniami projektu, zanim rozpoczną się prace UX/UI i development.
Jednym z częstych wyzwań w projektach internetowych są rozbieżne oczekiwania osób zaangażowanych w ich realizację. Zarząd chce wyeksponować określone obszary działalności, marketing koncentruje się na komunikacji, sprzedaż potrzebuje nowych funkcjonalności, a zespół techniczny musi uwzględnić istniejące systemy i ograniczenia.
Warsztaty strategiczne pozwalają skonfrontować te potrzeby, uporządkować priorytety i uzgodnić wspólny kierunek prac.
Jak wyglądają takie spotkania w praktyce? Kto powinien w nich uczestniczyć, jakie decyzje należy podjąć i od czego zależy ich koszt? Wyjaśniamy to na przykładzie sposobu prowadzenia warsztatów dla projektów stron internetowych w Webtom.pl.
Warsztaty strategiczne to moderowane spotkanie zespołu klienta i wykonawcy, podczas którego wspólnie określane są cele, priorytety oraz najważniejsze założenia planowanego projektu.
W przypadku nowej strony internetowej lub redesignu warsztaty koncentrują się przede wszystkim na:
Ich zadaniem jest uzgodnienie, które potrzeby są najważniejsze, jakie decyzje można podjąć już teraz, a które zagadnienia wymagają dodatkowego doprecyzowania.
Przykładowo firma może mieć kilka marek, różne grupy klientów i rozbudowaną sieć przedstawicieli handlowych. Podczas warsztatów ustalamy, czy te obszary powinny być prezentowane w jednym serwisie, jak użytkownik ma odnaleźć właściwego opiekuna i które funkcje należy zaprojektować w pierwszej kolejności.
Warsztaty mogą odbywać się online lub stacjonarnie. Ich długość i przebieg dobieramy do zakresu projektu oraz liczby zagadnień wymagających uzgodnienia.
Istotny jest również udział osób posiadających wiedzę o biznesie i uprawnienia do podejmowania decyzji. Bez tego nawet dobrze poprowadzone spotkanie może zakończyć się jedynie listą pytań wymagających ponownego zatwierdzenia.
Uzgodnione podczas warsztatów cele, scenariusze użytkowników i priorytety funkcjonalne pomagają przygotować założenia do dalszego projektowania UX.
Przebieg warsztatów strategicznych zależy od projektu, ale podstawą jest wcześniej przygotowana agenda. Dzięki niej uczestnicy wiedzą, jakie zagadnienia będą omawiane, kto powinien uczestniczyć w poszczególnych częściach spotkania i jakie decyzje należy podjąć.
Poniżej przedstawiamy przykład agendy warsztatów strategicznych przygotowanej przez Webtom.pl dla firmy planującej nowy serwis internetowy z rozbudowaną ofertą, kilkoma grupami odbiorców oraz niestandardowymi funkcjonalnościami.
Blok 1 – Cele biznesowe i decyzje strategiczne
Blok 2 – Struktura strony, funkcjonalności i kolejne kroki
Agenda ma charakter przykładowy. Zakres tematyczny, kolejność zagadnień i czas trwania poszczególnych bloków dostosowujemy do specyfiki projektu. Nie każde spotkanie wymaga omówienia wszystkich wymienionych obszarów. Najważniejsze jest zapewnienie odpowiedniej ilości czasu na kluczowe decyzje biznesowe i funkcjonalne.
Pierwszy blok służy uzgodnieniu celów biznesowych i najważniejszych decyzji. Warto, aby uczestniczyły w nim osoby odpowiedzialne za kierunek rozwoju firmy, w tym przedstawiciele zarządu.
Drugi blok może mieć bardziej operacyjny charakter. Zespół marketingu, sprzedaży oraz osoby odpowiedzialne za projekt omawiają szczegóły struktury, treści i funkcjonalności.
Takie podejście ogranicza konieczność angażowania wszystkich uczestników w każdą część spotkania, ale wymaga wcześniejszego ustalenia, kto może podejmować decyzje w imieniu organizacji.
Podczas warsztatów dotyczących serwisu z interaktywną mapą nie wystarczy stwierdzić, że „na stronie ma być mapa”.
Trzeba ustalić między innymi:
Dopiero takie ustalenia pozwalają przygotować sensowny zakres funkcjonalny i rozpocząć projektowanie rozwiązania. Efektem takiej rozmowy powinien być uzgodniony sposób działania funkcjonalności, wskazanie odpowiedzialności za dane oraz lista kwestii wymagających dalszego doprecyzowania. Dzięki temu wykonawca może przygotować zakres prac na podstawie konkretnych wymagań, a nie wyłącznie ogólnej nazwy modułu.
Po zakończeniu warsztatów porządkujemy ustalenia i łączymy je z materiałami przekazanymi przez klienta. Na tej podstawie, zgodnie z uzgodnionym zakresem, opracowujemy dokumentację funkcjonalno-techniczną oraz wycenę planowanego wdrożenia.
Dokumenty zawierają nie tylko opis rekomendowanego rozwiązania, ale również założenia, ograniczenia i kwestie wymagające zatwierdzenia. Pozwalają przejść od rozmowy o potrzebach biznesowych do konkretnych decyzji projektowych i budżetowych.
Czas przygotowania opracowania zależy od jego zakresu. W przypadku bardziej złożonych projektów może wynosić kilka tygodni. Termin przekazania dokumentacji ustalamy przed rozpoczęciem współpracy.
Najważniejszym rezultatem warsztatów strategicznych jest przełożenie potrzeb biznesowych na konkretne założenia projektowe. W Webtom.pl nie ograniczamy się do zebrania pomysłów i sporządzenia notatki ze spotkania. Na podstawie wypracowanych ustaleń oraz przekazanych materiałów przygotowujemy dokumentację, która pozwala określić zakres przyszłego wdrożenia i jego budżet.
W zależności od uzgodnionego zakresu efektem prac po warsztatach mogą być dwa uzupełniające się opracowania: specyfikacja funkcjonalno-techniczna oraz szczegółowa wycena realizacji projektu.
Dokument porządkuje wymagania biznesowe, funkcjonalne i techniczne, stanowiąc podstawę do dalszego projektowania i wdrożenia.
Może obejmować między innymi:
Szczegółowość dokumentacji zależy od charakteru projektu i zakresu prac ustalonego przed warsztatami.
Drugim możliwym rezultatem jest oferta realizacji przygotowana na podstawie opracowanej specyfikacji.
Zamiast jednej orientacyjnej kwoty klient może otrzymać wycenę przedstawiającą:
Takie podejście pozwala świadomie zdecydować, które elementy należy wdrożyć na początku, a które można zaplanować na późniejszy etap.
Po zakończeniu warsztatów i opracowaniu ich wyników klient otrzymuje nie tylko rekomendacje, ale przede wszystkim uporządkowaną podstawę do podjęcia decyzji o realizacji projektu.
Wie, jaki problem ma rozwiązać nowa strona, jakie funkcjonalności są potrzebne, jak może wyglądać zakres wdrożenia i z jakim budżetem należy się liczyć.
Dokumentacja pomaga również ograniczyć nieporozumienia na kolejnych etapach współpracy, ponieważ ustalenia biznesowe zostają przełożone na opis konkretnych wymagań i odpowiedzialności.
Ważne: przygotowana specyfikacja i wycena stanowią podstawę do zatwierdzenia zakresu projektu. Nie wszystkie decyzje muszą być ostateczne już podczas warsztatów – część może wymagać dodatkowych danych lub akceptacji po stronie klienta.
Zakres i termin przygotowania materiałów końcowych ustalamy przed rozpoczęciem warsztatów. Dzięki temu klient od początku wie, jakie opracowania otrzyma i do czego będą mogły zostać wykorzystane.
Warsztaty strategiczne są jednym ze sposobów uporządkowania wymagań przed rozpoczęciem projektu. Więcej o wykorzystaniu dokumentacji, specyfikacji i ustaleń biznesowych w przygotowaniu wdrożenia przeczytasz w artykule Analiza przedwdrożeniowa – na czym polega i dlaczego warto ją wykonać?.
Warsztaty strategiczne mają największy sens wtedy, gdy projekt wymaga uzgodnienia wielu oczekiwań, a jego najważniejsze założenia nie są jeszcze jednoznaczne.
Warto je rozważyć szczególnie w następujących sytuacjach:
Warto pamiętać, że warsztaty nie muszą dotyczyć wyłącznie nowych stron internetowych. Mogą również pomóc uporządkować założenia przebudowy już istniejącego serwisu.
Przykładowo firma działająca na kilku rynkach może potrzebować decyzji dotyczących wersji językowych, roli poszczególnych marek i sposobu prezentacji lokalnych przedstawicieli.
Z kolei w niewielkiej stronie firmowej o jasno ustalonej strukturze i funkcjonalnościach rozbudowane warsztaty mogą być nieproporcjonalne do skali projektu.
Jeżeli rozważasz przebudowę istniejącej strony, sprawdź również poradnik Redesign strony internetowej – wszystko, co musisz wiedzieć.
Porozmawiajmy o celach, zakresie i najważniejszych wyzwaniach. Pomożemy ustalić, czy potrzebne są warsztaty, jakie zagadnienia warto podczas nich omówić i kto powinien wziąć w nich udział.
Koszt warsztatów strategicznych ustalany jest indywidualnie. Zależy przede wszystkim od zakresu zagadnień do omówienia, liczby uczestników, czasu potrzebnego na przygotowanie i przeprowadzenie spotkań oraz oczekiwanych rezultatów.
Nie zawsze oznacza to, że większa strona internetowa wymaga droższych warsztatów. Istotniejsza jest liczba decyzji, które trzeba podjąć, i stopień skomplikowania modelu biznesowego.
Dwa projekty mogą wymagać takiej samej liczby godzin spotkań, ale zupełnie innego przygotowania i zakresu prac po warsztatach.
W jednym przypadku wystarczy uporządkowanie celów biznesowych, grup odbiorców i priorytetów komunikacyjnych. W innym konieczne będzie szczegółowe omówienie wielu marek, rozbudowanej architektury informacji i niestandardowych funkcjonalności.
Dlatego w Webtom.pl najpierw poznajemy główne założenia projektu, a następnie proponujemy zakres warsztatów, ich przebieg i koszt.
Przed rozpoczęciem współpracy ustalamy, jakie zagadnienia obejmą spotkania, kto powinien w nich uczestniczyć oraz jakie materiały zostaną przekazane po ich zakończeniu.
Dzięki temu klient zna budżet warsztatów i uzgodniony zakres prac przed ich rozpoczęciem.
Warsztaty strategiczne są wycenianym elementem przygotowania projektu, a ich koszt zależy od indywidualnie uzgodnionego zakresu.
Przed rozpoczęciem współpracy określamy nie tylko czas trwania spotkań, ale również zakres przygotowania i prac wykonywanych po warsztatach. W zależności od ustaleń mogą one obejmować opracowanie specyfikacji funkcjonalno-technicznej oraz szczegółowej wyceny planowanego wdrożenia.
Dzięki temu klient wie, co obejmuje budżet warsztatów, jakie dokumenty otrzyma i kiedy zostaną przekazane. Koszt późniejszej realizacji projektu jest kalkulowany odrębnie, na podstawie uzgodnionego zakresu wdrożenia.
Warsztaty strategiczne nie gwarantują, że podczas realizacji projektu nie pojawią się żadne zmiany. Pomagają jednak wcześniej ujawnić różnice w oczekiwaniach i ograniczyć liczbę decyzji odkładanych na etap projektowania lub developmentu.
Przykład: projekt nowej strony firmy z kilkoma markami
Firma planuje uruchomienie nowego serwisu. Zarząd chce mocno wyeksponować wszystkie marki, marketing proponuje jedną strukturę opartą na obszarach działalności, a dział sprzedaży oczekuje szybkiego dostępu do produktów i przedstawicieli handlowych.
Bez wspólnego uzgodnienia założeń
Poszczególne działy mogą przekazywać wykonawcy sprzeczne oczekiwania. Część decyzji dotyczących menu, układu strony lub funkcjonalności zapada dopiero podczas projektowania.
W praktyce zwiększa to ryzyko ponownego omawiania już przygotowanych rozwiązań.
Po przeprowadzeniu warsztatów
Zespół może wspólnie ustalić:
Efektem jest wspólny punkt odniesienia dla dalszych prac. Warsztaty nie eliminują potrzeby późniejszych uzgodnień, ale mogą ograniczyć ryzyko, że podstawowe założenia projektu zostaną zakwestionowane dopiero po przygotowaniu pierwszych projektów UX/UI.
Nie. Warsztaty strategiczne nie są obowiązkowym elementem każdego projektu strony internetowej.
Jeżeli firma ma jasno określone cele, uzgodnioną strukturę serwisu i kompletny zakres funkcjonalny, dodatkowe warsztaty mogą nie przynieść wartości proporcjonalnej do kosztu ich przeprowadzenia.
Przykładowo wtedy, gdy:
W takim przypadku wystarczające może być krótsze spotkanie projektowe i potwierdzenie zakresu prac.
Gdy projekt obejmuje wiele obszarów działalności, wymaga zaangażowania kilku działów, zakłada przebudowę komunikacji lub zawiera funkcjonalności, których sposób działania nie został jeszcze ustalony.
Decyzję o organizacji warsztatów warto więc podejmować na podstawie liczby otwartych zagadnień, a nie samej wartości planowanego wdrożenia.
Najważniejsze jest to, aby przed rozpoczęciem projektowania wiedzieć, jakie decyzje zostały już podjęte, a które nadal wymagają uzgodnienia.
Warsztaty strategiczne mają sens przede wszystkim wtedy, gdy przed rozpoczęciem projektu trzeba uzgodnić cele biznesowe, potrzeby odbiorców, priorytety komunikacyjne i najważniejsze funkcjonalności.
Dobrze przygotowane spotkanie pozwala zaangażowanym osobom wspólnie podjąć decyzje, ustalić odpowiedzialność za kolejne działania i przygotować spójny kierunek projektowy.
Największą wartość przynoszą warsztaty, które kończą się konkretnymi ustaleniami, a nie wyłącznie listą pomysłów.
Ich forma, długość i koszt powinny wynikać z rzeczywistych potrzeb projektu. Nie każda strona wymaga rozbudowanych warsztatów, ale przy większej liczbie interesariuszy i złożonej funkcjonalności warto rozważyć taki sposób rozpoczęcia współpracy.
W Webtom.pl zakres warsztatów dopasowujemy do projektu, tak aby spotkania służyły podejmowaniu potrzebnych decyzji i przygotowaniu kolejnych etapów realizacji.
Czas trwania zależy od zakresu projektu i liczby zagadnień wymagających uzgodnienia. Warsztaty mogą odbywać się podczas jednego spotkania albo kilku sesji. Przykładowa agenda Webtom.pl przewiduje dwa bloki realizowane jednego dnia, ale harmonogram każdorazowo dopasowujemy do projektu.
Nie. Przy niewielkich projektach z jasno określonym zakresem mogą nie być potrzebne. Największą wartość przynoszą wtedy, gdy trzeba uzgodnić oczekiwania wielu interesariuszy, kierunek komunikacji, strukturę strony lub niestandardowe funkcjonalności.
W zależności od uzgodnionego zakresu Webtom.pl przygotowuje dokumentację funkcjonalno-techniczną oraz szczegółową wycenę wdrożenia. Dokumentacja może obejmować cele biznesowe, architekturę informacji, zakres funkcjonalności, założenia techniczne, podział odpowiedzialności i wymagania projektowe. Wycena przedstawia przewidywany budżet, etapy realizacji oraz ewentualne funkcjonalności dodatkowe. Zakres materiałów końcowych jest uzgadniany przed rozpoczęciem warsztatów.
Cena jest ustalana indywidualnie. Zależy od czasu spotkań, liczby omawianych zagadnień, złożoności projektu, koniecznego przygotowania oraz szczegółowości materiałów końcowych. Przed rozpoczęciem współpracy klient otrzymuje uzgodniony zakres i wycenę warsztatów.
Przede wszystkim osoby odpowiedzialne za cele biznesowe i rozwój projektu oraz przedstawiciele działów, których potrzeby będą uwzględniane na nowej stronie. Zależnie od projektu mogą to być członkowie zarządu, marketing, sprzedaż, osoby odpowiedzialne za produkty i dział IT. Ważne, aby podczas warsztatów można było podjąć kluczowe decyzje.
Tak. Warsztaty mogą odbywać się online albo stacjonarnie. Najważniejsze jest odpowiednie przygotowanie agendy, zapewnienie udziału właściwych osób oraz możliwość wspólnej pracy nad ustaleniami.
Warto zebrać informacje o celach projektu, grupach odbiorców, najważniejszych obszarach oferty i problemach obecnej strony. Pomocne będą również materiały firmowe, przykładowe funkcjonalności oraz lista osób odpowiedzialnych za podejmowanie decyzji. Szczegółowy zakres przygotowań ustalamy przed spotkaniem.
Termin przekazania dokumentacji zależy od zakresu opracowania. Po warsztatach porządkujemy ustalenia, analizujemy przekazane materiały i przygotowujemy uzgodnione dokumenty. W bardziej złożonych projektach może to potrwać kilka tygodni. Dokładny termin ustalamy przed rozpoczęciem współpracy.
Ten wpis stworzył
Ekspert od wycen dedykowanych rozwiązań i zarządzania projektami. Posiada ogromne doświadczenie w tworzeniu ofert idealnie dopasowanych do potrzeb i oczekiwań klientów, specjalista łączący pasję do nowych wyzwań z analitycznym podejściem do każdego szczegółu projektu.
Dowiedz się, dlaczego analiza przedwdrożeniowa jest kluczowym etapem, który minimalizuje ryzyko i optymalizuje zasoby.
Czym jest Design Sprint i jak wygląda? Poznaj 5 etapów procesu, przykłady zastosowania, zalety i sprawdź, kiedy warto przeprowadzić sprint.
WordPress czy Webflow? Porównujemy SEO, koszty, CMS, wydajność, UX/UI i integracje. Sprawdź, która platforma lepiej odpowiada potrzebom Twojej firmy.
One page czy strona wielostronicowa? Porównujemy SEO, UX, koszty, analitykę i możliwości rozwoju. Sprawdź, która struktura pasuje do Twojej firmy.
Share:
