7 grzechów głównych we współpracy z Agencją Interaktywną

Współpraca z agencją interaktywną to proces, który w praktyce decyduje o powodzeniu projektu strony internetowej lub sklepu online. Nawet najlepsza agencja nie jest w stanie dostarczyć skutecznego rozwiązania, jeśli po stronie klienta pojawiają się błędy organizacyjne, komunikacyjne lub decyzyjne. Poniżej opisujemy najczęstsze problemy, które realnie wpływają na jakość współpracy oraz końcowy efekt projektu.

Właściwe przygotowanie projektu oraz wybór odpowiedniego partnera technologicznego znacząco zmniejszają ryzyko problemów we współpracy. Warto więc poświęcić czas na przemyślany wybór software house do stworzenia strony internetowej.

Brak jasnych celów

Każdy projekt strony internetowej powinien mieć jasno określone cele biznesowe. Brak odpowiedzi na pytania: po co powstaje strona, do kogo jest kierowana i jakie działania użytkownik ma na niej wykonać sprawia, że projekt bardzo szybko traci spójność i sens.

Pierwszym grzechem głównym we współpracy z Agencją Interaktywną jest właśnie brak określenia celów projektu lub ich niejasne sformułowanie. Bardzo często prowadzi to do nieporozumień i nieefektywnej pracy, bo tak naprawdę nikt nie wie – co dokładnie jest do zrobienia i jaki końcowy efekt prac jest przez klienta oczekiwany. Zdarzają się sytuacje, w których to klient otrzymując końcowy produkt cyfrowy, zrealizowany zgodnie z ustaleniami i zaakceptowanym projektem graficznym, wraca z informacją zwrotną, że ów projekt miał działać i funkcjonować w zupełnie inny sposób, aniżeli ten, który został ujęty w specyfikacji technicznej projektu.

Gdy cele projektu nie są wyraźnie określone, agencja interaktywna może interpretować wymagania klienta różnorako, co może skutkować niezgodnością z oczekiwaniami końcowymi. Jasno zdefiniowane cele projektu powinny obejmować jego główne cele biznesowe, docelowy rynek i grupę docelową, oczekiwane funkcjonalności oraz oczekiwane korzyści dla użytkowników. Wyznaczenie klarownych celów umożliwia lepsze zrozumienie zakresu pracy, ułatwia podejmowanie decyzji i zapewnia skuteczniejsze zarządzanie projektem. Dlatego też kluczowe jest, aby już na początku współpracy z agencją interaktywną dokładnie przeanalizować i zdefiniować cele projektu, aby uniknąć nieporozumień i zapewnić skuteczną realizację zamierzeń biznesowych.

Zadbanie o to, by cele były jasno sprecyzowane jest kluczem do skutecznej realizacji projektu i zadowolenia obu stron z wyników prowadzonych prac. Brak jasno określonych celów bardzo często skutkuje koniecznością przebudowy strony internetowej już po jej wdrożeniu. Odpowiednie planowanie projektu strony internetowej to także wycena i poznanie odpowiedzi na pytanie ile kosztuje strona internetowa.

Zaniedbanie komunikacji

Komunikacja pomiędzy klientem a agencją interaktywną jest jednym z kluczowych elementów udanej współpracy. Brak regularnych kontaktów, opóźnienia w odpowiedziach lub niejasne decyzje powodują przestoje i nieporozumienia, które kumulują się na kolejnych etapach projektu.

Drugim grzechem głównym podczas współpracy z wykonawcą, który tworzy dedykowane strony internetowe bądź rozwiązania e-commerce takie jak sklepy internetowe, jest więc zaniedbanie komunikacji.

Niejasna, niespójna lub nieregularna komunikacja może prowadzić do opóźnień, nieporozumień i złej jakości końcowego produktu. Dlatego ważne jest, aby utrzymywać otwartą, transparentną i regularną komunikację z agencją przez cały proces projektowy. Należy wyznaczyć jednoznacznego przedstawiciela klienta, który będzie głównym punktem kontaktu dla agencji i będzie odpowiedzialny za przekazywanie informacji, ocenę postępów projektu i rozwiązywanie ewentualnych problemów.

Ponadto istotne jest, aby zapewnić wyraźne i spójne przekazywanie wymagań, oczekiwań oraz opinii na temat realizowanego projektu. Regularne spotkania, raporty postępów i jasne wytyczne pomagają utrzymać klarowną komunikację i zapobiec ewentualnym nieporozumieniom.

Zaniedbanie komunikacji w procesie współpracy z agencją interaktywną może prowadzić do szeregu negatywnych konsekwencji, na które – pomimo ogromnego zaangażowania w realizację projektu, zespół biorący udział w projekcie może nie mieć wpływu. Do najczęstszych z nich należą:

• Opóźnienia w realizacji projektu – niejasna komunikacja może prowadzić do nieefektywnego przekazywania informacji, co może skutkować opóźnieniami w postępie prac.
• Nieporozumienia – brak jasnej komunikacji może prowadzić do różnych interpretacji wymagań i oczekiwań, co z kolei może doprowadzić do niezgodności między tym, czego oczekuje klient, a tym, co dostarcza agencja.
• Niedokładne rozumienie potrzeb klienta – zaniedbanie komunikacji może prowadzić do niepełnego zrozumienia przez agencję potrzeb i celów klienta, co może skutkować realizacją projektu, który nie spełnia oczekiwań klienta.
• Złe decyzje – brak regularnej komunikacji może prowadzić do podejmowania decyzji na podstawie niekompletnych informacji lub błędnych założeń.
• Niska efektywność – niejasna komunikacja może prowadzić do chaosu i dezorganizacji w procesie pracy, co może obniżać ogólną efektywność zespołu projektowego.
• Niezadowolenie klienta – zaniedbanie komunikacji może prowadzić do niezadowolenia klienta z efektów pracy agencji oraz z opóźnień w realizacji projektu.

Komunikacja jest zatem kluczowym elementem udanej współpracy z agencją interaktywną. Problemy komunikacyjne najczęściej wychodzą na jaw dopiero na etapie poprawek lub odbioru projektu.

Brak wystarczającego zaangażowania w projekt

Skuteczna realizacja strony internetowej wymaga zaangażowania obu stron. Agencja odpowiada za proces projektowy i technologiczny, natomiast klient za dostarczanie treści, podejmowanie decyzji oraz akceptację kolejnych etapów prac. Brak reakcji po stronie klienta zawsze wpływa na harmonogram projektu.

Trzecim grzechem głównym w realizacji projektów internetowych popełnianym przez klientów jest więc brak zaangażowania klienta w proces tworzenia strony lub sklepu internetowego, co bardzo często prowadzi do szeregu negatywnych skutków. Brak aktywnego zaangażowania w proces tworzenia objawia się poprzez:

• brak dostarczania informacji i treści – klient nie dostarcza agencji niezbędnych informacji na temat swojego biznesu, produktów, usług etc., co istotnie utrudnia proces projektowania strony
• niedostateczna komunikacja polegająca na tym, że klient rzadko odpowiada na wiadomości lub ma ograniczoną dostępność, co prowadzi do opóźnień w procesie projektowania i w konsekwencji do znacznego wydłużenia czasu niezbędnego na realizację prowadzonego projektu
• brak jasnych wytycznych, co objawia się brakiem doprecyzowania oczekiwań, preferencji dotyczącej designu, oczekiwanych funkcjonalności ani celów biznesowych jakie mają być realizowane przez stronę internetową czy sklep
• nieobecność podczas spotkań – klient nie uczestniczy w spotkaniach projektowych, podczas których omawiane są kluczowe aspekty projektu, takie jak strategia, koncepcja czy postępy prac
• brak aktywnego udziału w testach – klient nie angażuje się w proces testowania prototypów ani nie dostarcza konstruktywnej opinii na temat działań agencji

Brak zaangażowania klienta może prowadzić do opóźnień, niejasności w realizacji projektu, a nawet do powstania strony www, która nie spełnia rzeczywistych potrzeb klienta. Przez takie podejście podejmowane są nieodpowiednie decyzje, które mogą prowadzić do niezadowalających rezultatów projektu. Projekty stron internetowych wymagają zaangażowania klienta na każdym etapie – od analizy po testy końcowe. Warto też poznać proces tworzenia strony internetowej i zrozumieć jak stworzyć skuteczną stronę internetową.

Nieprzemyślane zmiany w trakcie projektu

Zmiany w projekcie są naturalne, jednak wprowadzane bez analizy ich wpływu na zakres, czas i budżet mogą znacząco zaburzyć cały proces. Najczęściej wynikają one z braku wcześniejszego doprecyzowania założeń lub zmiany koncepcji biznesowej w trakcie realizacji.

Po czwarte mamy więc nieprzemyślane zmiany w trakcie projektu – czyli wywrócenie projektu do góry nogami bez zważania na konsekwencję i towarzyszące tym zmianom koszty, których klient często nie chce pokrywać. Wspomniane nieprzemyślane zmiany w trakcie projektu objawiają się poprzez:

• Nagłe zmiany w wymaganiach – klient wprowadza nagłe zmiany w wymaganiach co do funkcjonalności, designu lub treści strony, co wymaga rewizji już ustalonego planu projektowego.
• Brak konsekwencji – zmiany są wprowadzane bez uwzględnienia ich wpływu na harmonogram, budżet i ogólną strategię projektu.
• Niejasne wytyczne – zmiany są zgłaszane w sposób niejasny lub nieprecyzyjny, co prowadzi do błędnego zrozumienia przez zespół projektowy.
• Brak oceny skutków – klient nie przeprowadza oceny wpływu zaproponowanych zmian na całość projektu, co może prowadzić do problemów technicznych lub funkcjonalnych.
• Nieadekwatne uzasadnienie – zmiany są przez klienta proponowane bez solidnego uzasadnienia lub analizy, co może prowadzić do podejmowania decyzji na podstawie subiektywnych preferencji lub chwilowych trendów.
• Zmiany w trakcie realizacji – często wprowadzane w zaawansowanej fazie projektu, co może skutkować koniecznością cofnięcia się do poprzednich etapów lub przebudowy już zrealizowanych elementów.

Nieprzemyślane zmiany mogą skutkować istotnym wzrostem kosztów projektu, opóźnieniami w dostawie oraz pogorszeniem jakości finalnego produktu. Dlatego ważne jest, aby wszelkie zmiany były starannie rozważane, oceniane pod kątem ich wpływu na projekt i przeprowadzane zgodnie z ustalonymi procedurami zmianowymi. Każda zmiana powinna być oceniona pod kątem wpływu na zakres, budżet i czas realizacji. Warto więc zrozumieć także jak przebiega i się odbywa wycena strony internetowej oraz dodatkowych elementów.

Brak trzymania się ustaleń z umowy

Po piąte – brak trzymania się ustaleń z umowy – a jak wiemy, umowa rzecz święta i zapisy w niej obligują obie strony do należytego wykonania postanowień umowy. Umowa projektowa oraz zaakceptowany zakres prac stanowią punkt odniesienia dla obu stron. Ignorowanie ustaleń lub próby rozszerzania zakresu bez formalnych zmian prowadzą do napięć i nieporozumień, które negatywnie wpływają na współpracę.

Niedotrzymywanie ustaleń z umowy przez klienta w kontekście realizacji strony internetowej może objawiać się na kilka sposobów:

• Niedotrzymanie terminów płatności – klient nie dokonuje płatności zgodnie z ustalonym harmonogramem płatności w umowie, co może spowodować opóźnienia w realizacji projektu ze strony agencji.
• Brak dostarczenia niezbędnych materiałów – klient nie dostarcza agencji niezbędnych treści, grafik, czy innych materiałów wymaganych do stworzenia strony internetowej, co prowadzi do opóźnień w procesie tworzenia.
• Nieaktywność klienta – klient nie odpowiada na pytania, prośby o informacje czy opinie dotyczące projektu, co może spowodować zatrzymanie pracy nad projektem przez agencję.
• Zmiany w zakresie projektu – klient wprowadza nieuzgodnione zmiany w zakresie projektu lub dodaje nowe wymagania, które nie były uwzględnione w umowie, co prowadzi do opóźnień i dodatkowych kosztów, których klient nie chce pokryć – bo przecież w ramach umowy i ustalonego wynagrodzenia agencja ma zrobić wszystko, czego klient sobie zażyczy.
• Naruszenie praw autorskich przez klienta poprzez dostarczenie agencji materiałów, do których nie ma pełnych praw autorskich lub licencji, co może prowadzić do konfliktów prawnych i kolejnych opóźnień w projekcie.
• Niedostarczenie opinii lub akceptacji – klient nie udziela agencji odpowiednich opinii, uwag lub akceptacji dotyczącej poszczególnych etapów projektu, co prowadzi do zatrzymania procesu tworzenia strony.

Brak trzymania się ustaleń z umowy przez klienta może znacząco wpłynąć na przebieg i efektywność realizacji projektu strony internetowej, prowadząc do opóźnień, dodatkowych kosztów oraz napięć w relacjach między klientem a agencją. Dlatego ważne jest, aby klient przestrzegał ustalonych terminów, dostarczał potrzebne materiały i aktywnie uczestniczył w procesie tworzenia strony. Umowa projektowa chroni interesy obu stron i jasno określa zakres odpowiedzialności oraz zakres prac przy tworzeniu strony internetowej.

Nieodpowiednie zarządzanie projektem

Zarządzanie projektem strony internetowej wymaga koordynacji wielu elementów: projektowania, programowania, treści i testów. Brak jasno określonego procesu lub osoby odpowiedzialnej za nadzór powoduje chaos i utrudnia podejmowanie decyzji na kluczowych etapach.

Po szóste więc – nieodpowiednie zarządzanie projektem po stronie klienta w trakcie procesu realizacji strony internetowej może przejawiać się na różne sposoby:

• Brak jasnego zdefiniowania celów projektowych poprzez brak jasnego określenia oczekiwań jakie ma realizować projekt, co utrudnia agencji zrozumienie potrzeb klienta i skutkuje niejasnymi rezultatami.
• Brak regularnej komunikacji – klient nie utrzymuje regularnego kontaktu z agencją, co prowadzi do opóźnień w dostarczaniu informacji, opinii czy akceptacji, co z kolei wpływa na opóźnienia w realizacji projektu.
• Zmiany w zakresie projektu – klient wprowadza częste i nieuzgodnione zmiany w zakresie projektu, co prowadzi do dezorganizacji pracy zespołu projektowego i opóźnień w dostarczeniu finalnego produktu.
• Niedostarczenie niezbędnych materiałów – klient nie dostarcza agencji niezbędnych treści, grafik, czy innych materiałów wymaganych do stworzenia strony, co prowadzi do opóźnień w procesie tworzenia.
• Nieprzestrzeganie terminów – klient nie przestrzega ustalonych terminów, zarówno dotyczących płatności, jak i dostarczania materiałów lub opinii, co prowadzi do opóźnień w realizacji projektu.
• Niewłaściwe zarządzanie zespołem – klient nie zarządza wewnętrznym zespołem odpowiednio, co może prowadzić do braku koordynacji działań, niejasności w komunikacji i opóźnień w dostarczaniu potrzebnych informacji czy materiałów.

Nieodpowiednie zarządzanie projektem przez klienta może prowadzić do frustracji, opóźnień w realizacji projektu, dodatkowych kosztów oraz pogorszenia relacji między klientem a agencją. Dlatego ważne jest, aby klient aktywnie uczestniczył w procesie realizacji projektu, utrzymywał regularną komunikację z agencją i przestrzegał ustalonych terminów oraz zakresu projektu. Brak spójnego zarządzania projektem często prowadzi do chaosu decyzyjnego i opóźnień co jest bardzo istotne w przypadku gdy są realizowane dedykowane rozwiązania webowe.

Zaniedbanie testów i weryfikacji

Testy i weryfikacja to etap, który pozwala wychwycić błędy zanim strona internetowa trafi do użytkowników. Pominięcie testów funkcjonalnych, wydajnościowych lub użyteczności często skutkuje problemami już po uruchomieniu projektu.

Po siódme i ostatnie mamy – zaniedbanie testów i weryfikacji prac zespołu projektowego pomimo zgłoszenia gotowości do tych testów. Brak testowania może prowadzić do:

• Niedokładnego zrozumienia wymagań przez co mogą powstać błędy w finalnym produkcie, które trzeba będzie usuwać na serwisie produkcyjnym
• Niedostosowania do oczekiwań – bez aktywnego udziału klienta w procesie testowania, agencja może nie zidentyfikować błędów lub niedociągnięć w projekcie, które są istotne dla klienta, co prowadzi do niezadowolenia klienta z efektu końcowego.
• Dodatkowych kosztów i opóźnień wynikających z identyfikacji problemów na późniejszym etapie projektu bądź po jego ukończeniu, co może wymagać dodatkowych nakładów czasu i pracy na ich naprawę, co skutkuje opóźnieniami i dodatkowymi kosztami dla klienta.
• Pogorszenia relacji pomiędzy agencją a klientem i powstania napięć w relacjach, gdy klient odkryje błędy po zakończeniu projektu lub gdy projekt nie spełnia oczekiwań klienta.

Dlatego ważne jest, aby klient aktywnie uczestniczył w procesie testowania i weryfikacji projektu, regularnie przeglądając i dając opinie na temat postępów, a także przeprowadzając testy użytkowe, by zapewnić, że finalny produkt spełnia jego oczekiwania i wymagania.

Jak uniknąć problemów we współpracy z agencją interaktywną?

Kluczem do udanej współpracy z agencją interaktywną jest jasno określony cel projektu, konsekwencja w podejmowaniu decyzji oraz wzajemne zaufanie. Przemyślany proces, regularna komunikacja i testowanie efektów na każdym etapie pozwalają uniknąć większości problemów i znacząco zwiększają szanse na sukces projektu strony internetowej.

Sprawdź w jaki sposób pomagamy naszym Klientom jako:

• Agencja WooCommerce – poprzez budowę wysoce skutecznych sklepów www,
• Agencja e-commerce | Agencja ecommerce – dedykowany sklep internetowy,
• Agencja kreatywna – projektując dedykowane logo i materiały graficzne,
• Software House – oprogramowanie zgodne z Twoimi potrzebami.

FAQ – 7 grzechów we współpracy z Agencją Interaktywną

Dlaczego brak jasno określonych celów utrudnia współpracę z agencją?

Brak jasno zdefiniowanych celów projektu powoduje chaos decyzyjny i utrudnia zaprojektowanie skutecznej strony internetowej dopasowanej do realnych potrzeb biznesowych.

Jak komunikacja wpływa na realizację projektu strony internetowej?

Regularna i jasna komunikacja skraca czas realizacji, ogranicza liczbę poprawek i pozwala szybciej reagować na problemy pojawiające się w trakcie projektu.

Czy klient musi być zaangażowany w proces tworzenia strony?

Tak. Bez aktywnego udziału klienta w podejmowaniu decyzji, akceptacjach i dostarczaniu treści nawet najlepsza agencja nie jest w stanie sprawnie zrealizować projektu.

Dlaczego zmiany w trakcie projektu są ryzykowne?

Nieprzemyślane zmiany w trakcie realizacji wpływają na harmonogram, budżet i stabilność projektu, zwłaszcza jeśli nie są poprzedzone analizą ich konsekwencji.

Jak uniknąć problemów we współpracy z agencją interaktywną?

Kluczowe są: jasno określone cele, trzymanie się ustaleń umowy, dobra komunikacja, zaangażowanie obu stron oraz testowanie projektu przed jego uruchomieniem.