7 grzechów głównych we współpracy z Agencją Interaktywną

Brak jasnych celów

Pierwszym grzechem głównym we współpracy z Agencją Interaktywną jest brak określenia celów projektu lub ich niejasne sformułowanie. Bardzo często prowadzi to do nieporozumień i nieefektywnej pracy, bo tak naprawdę nikt nie wie – co dokładnie jest do zrobienia i jaki końcowy efekt prac jest przez klienta oczekiwany. Zdarzają się sytuacje, w których to klient otrzymując końcowy produkt cyfrowy, zrealizowany zgodnie z ustaleniami i zaakceptowanym projektem graficznym, wraca z informacją zwrotną, że ów projekt miał działać i funkcjonować w zupełnie inny sposób, aniżeli ten, który został ujęty w specyfikacji technicznej projektu.

Gdy cele projektu nie są wyraźnie określone, agencja może interpretować wymagania klienta różnorako, co może skutkować niezgodnością z oczekiwaniami końcowymi. Jasno zdefiniowane cele projektu powinny obejmować jego główne cele biznesowe, docelowy rynek i grupę docelową, oczekiwane funkcjonalności oraz oczekiwane korzyści dla użytkowników. Wyznaczenie klarownych celów umożliwia lepsze zrozumienie zakresu pracy, ułatwia podejmowanie decyzji i zapewnia skuteczniejsze zarządzanie projektem. Dlatego też kluczowe jest, aby już na początku współpracy z agencją interaktywną dokładnie przeanalizować i zdefiniować cele projektu, aby uniknąć nieporozumień i zapewnić skuteczną realizację zamierzeń biznesowych.

Zadbanie o to, by cele były jasno sprecyzowane jest kluczem do skutecznej realizacji projektu i zadowolenia obu stron z wyników prowadzonych prac.

Zaniedbanie komunikacji

Drugim grzechem głównym podczas współpracy z wykonawcą strony internetowej bądź rozwiązania e-commerce, jest zaniedbanie komunikacji.

Niejasna, niespójna lub nieregularna komunikacja może prowadzić do opóźnień, nieporozumień i złej jakości końcowego produktu. Dlatego ważne jest, aby utrzymywać otwartą, transparentną i regularną komunikację z agencją przez cały proces projektowy. Należy wyznaczyć jednoznacznego przedstawiciela klienta, który będzie głównym punktem kontaktu dla agencji i będzie odpowiedzialny za przekazywanie informacji, ocenę postępów projektu i rozwiązywanie ewentualnych problemów.

Ponadto istotne jest, aby zapewnić wyraźne i spójne przekazywanie wymagań, oczekiwań oraz opinii na temat realizowanego projektu. Regularne spotkania, raporty postępów i jasne wytyczne pomagają utrzymać klarowną komunikację i zapobiec ewentualnym nieporozumieniom.

Zaniedbanie komunikacji w procesie współpracy z agencją interaktywną może prowadzić do szeregu negatywnych konsekwencji, na które – pomimo ogromnego zaangażowania w realizację projektu, zespół biorący udział w projekcie może nie mieć wpływu. Do najczęstszych z nich należą:

• Opóźnienia w realizacji projektu – niejasna komunikacja może prowadzić do nieefektywnego przekazywania informacji, co może skutkować opóźnieniami w postępie prac.
• Nieporozumienia – brak jasnej komunikacji może prowadzić do różnych interpretacji wymagań i oczekiwań, co z kolei może doprowadzić do niezgodności między tym, czego oczekuje klient, a tym, co dostarcza agencja.
• Niedokładne rozumienie potrzeb klienta – zaniedbanie komunikacji może prowadzić do niepełnego zrozumienia przez agencję potrzeb i celów klienta, co może skutkować realizacją projektu, który nie spełnia oczekiwań klienta.
• Złe decyzje – brak regularnej komunikacji może prowadzić do podejmowania decyzji na podstawie niekompletnych informacji lub błędnych założeń.
• Niska efektywność – niejasna komunikacja może prowadzić do chaosu i dezorganizacji w procesie pracy, co może obniżać ogólną efektywność zespołu projektowego.
• Niezadowolenie klienta – zaniedbanie komunikacji może prowadzić do niezadowolenia klienta z efektów pracy agencji oraz z opóźnień w realizacji projektu.

Komunikacja jest zatem kluczowym elementem udanej współpracy z agencją interaktywną

Brak wystarczającego zaangażowania w projekt

Trzecim grzechem głównym w realizacji projektów internetowych popełnianym przez klientów jest brak zaangażowania klienta w proces tworzenia strony lub sklepu internetowego, co bardzo często prowadzi do szeregu negatywnych skutków. Brak aktywnego zaangażowania w proces tworzenia objawia się poprzez:

• brak dostarczania informacji i treści – klient nie dostarcza agencji niezbędnych informacji na temat swojego biznesu, produktów, usług etc., co istotnie utrudnia proces projektowania strony
• niedostateczna komunikacja polegająca na tym, że klient rzadko odpowiada na wiadomości lub ma ograniczoną dostępność, co prowadzi do opóźnień w procesie projektowania i w konsekwencji do znacznego wydłużenia czasu niezbędnego na realizację prowadzonego projektu
• brak jasnych wytycznych, co objawia się brakiem doprecyzowania oczekiwań, preferencji dotyczącej designu, oczekiwanych funkcjonalności ani celów biznesowych jakie mają być realizowane przez stronę internetową czy sklep
• nieobecność podczas spotkań – klient nie uczestniczy w spotkaniach projektowych, podczas których omawiane są kluczowe aspekty projektu, takie jak strategia, koncepcja czy postępy prac
• brak aktywnego udziału w testach – klient nie angażuje się w proces testowania prototypów ani nie dostarcza konstruktywnej opinii na temat działań agencji

Brak zaangażowania klienta może prowadzić do opóźnień, niejasności w realizacji projektu, a nawet do powstania strony www, która nie spełnia rzeczywistych potrzeb klienta. Przez takie podejście podejmowane są nieodpowiednie decyzje, które mogą prowadzić do niezadowalających rezultatów projektu.

Nieprzemyślane zmiany w trakcie projektu

Po czwarte – nieprzemyślane zmiany w trakcie projektu – czyli wywrócenie projektu do góry nogami bez zważania na konsekwencję i towarzyszące tym zmianom koszty, których klient często nie chce pokrywać. Wspomniane nieprzemyślane zmiany w trakcie projektu objawiają się poprzez:

• Nagłe zmiany w wymaganiach – klient wprowadza nagłe zmiany w wymaganiach co do funkcjonalności, designu lub treści strony, co wymaga rewizji już ustalonego planu projektowego.
• Brak konsekwencji – zmiany są wprowadzane bez uwzględnienia ich wpływu na harmonogram, budżet i ogólną strategię projektu.
• Niejasne wytyczne – zmiany są zgłaszane w sposób niejasny lub nieprecyzyjny, co prowadzi do błędnego zrozumienia przez zespół projektowy.
• Brak oceny skutków – klient nie przeprowadza oceny wpływu zaproponowanych zmian na całość projektu, co może prowadzić do problemów technicznych lub funkcjonalnych.
• Nieadekwatne uzasadnienie – zmiany są przez klienta proponowane bez solidnego uzasadnienia lub analizy, co może prowadzić do podejmowania decyzji na podstawie subiektywnych preferencji lub chwilowych trendów.
• Zmiany w trakcie realizacji – często wprowadzane w zaawansowanej fazie projektu, co może skutkować koniecznością cofnięcia się do poprzednich etapów lub przebudowy już zrealizowanych elementów.

Nieprzemyślane zmiany mogą skutkować istotnym wzrostem kosztów projektu, opóźnieniami w dostawie oraz pogorszeniem jakości finalnego produktu. Dlatego ważne jest, aby wszelkie zmiany były starannie rozważane, oceniane pod kątem ich wpływu na projekt i przeprowadzane zgodnie z ustalonymi procedurami zmianowymi.

Brak trzymania się ustaleń z umowy

Po piąte – brak trzymania się ustaleń z umowy – a jak wiemy, umowa rzecz święta i zapisy w niej obligują obie strony do należytego wykonania postanowień umowy.

Niedotrzymywanie ustaleń z umowy przez klienta w kontekście realizacji strony internetowej może objawiać się na kilka sposobów:

• Niedotrzymanie terminów płatności – klient nie dokonuje płatności zgodnie z ustalonym harmonogramem płatności w umowie, co może spowodować opóźnienia w realizacji projektu ze strony agencji.
• Brak dostarczenia niezbędnych materiałów – klient nie dostarcza agencji niezbędnych treści, grafik, czy innych materiałów wymaganych do stworzenia strony internetowej, co prowadzi do opóźnień w procesie tworzenia.
• Nieaktywność klienta – klient nie odpowiada na pytania, prośby o informacje czy opinie dotyczące projektu, co może spowodować zatrzymanie pracy nad projektem przez agencję.
• Zmiany w zakresie projektu – klient wprowadza nieuzgodnione zmiany w zakresie projektu lub dodaje nowe wymagania, które nie były uwzględnione w umowie, co prowadzi do opóźnień i dodatkowych kosztów, których klient nie chce pokryć – bo przecież w ramach umowy i ustalonego wynagrodzenia agencja ma zrobić wszystko, czego klient sobie zażyczy.
• Naruszenie praw autorskich przez klienta poprzez dostarczenie agencji materiałów, do których nie ma pełnych praw autorskich lub licencji, co może prowadzić do konfliktów prawnych i kolejnych opóźnień w projekcie.
• Niedostarczenie opinii lub akceptacji – klient nie udziela agencji odpowiednich opinii, uwag lub akceptacji dotyczącej poszczególnych etapów projektu, co prowadzi do zatrzymania procesu tworzenia strony.

Brak trzymania się ustaleń z umowy przez klienta może znacząco wpłynąć na przebieg i efektywność realizacji projektu strony internetowej, prowadząc do opóźnień, dodatkowych kosztów oraz napięć w relacjach między klientem a agencją. Dlatego ważne jest, aby klient przestrzegał ustalonych terminów, dostarczał potrzebne materiały i aktywnie uczestniczył w procesie tworzenia strony.

Nieodpowiednie zarządzanie projektem

Po szóste – nieodpowiednie zarządzanie projektem po stronie klienta w trakcie procesu realizacji strony internetowej może przejawiać się na różne sposoby:

• Brak jasnego zdefiniowania celów projektowych poprzez brak jasnego określenia oczekiwań jakie ma realizować projekt, co utrudnia agencji zrozumienie potrzeb klienta i skutkuje niejasnymi rezultatami.
• Brak regularnej komunikacji – klient nie utrzymuje regularnego kontaktu z agencją, co prowadzi do opóźnień w dostarczaniu informacji, opinii czy akceptacji, co z kolei wpływa na opóźnienia w realizacji projektu.
• Zmiany w zakresie projektu – klient wprowadza częste i nieuzgodnione zmiany w zakresie projektu, co prowadzi do dezorganizacji pracy zespołu projektowego i opóźnień w dostarczeniu finalnego produktu.
• Niedostarczenie niezbędnych materiałów – klient nie dostarcza agencji niezbędnych treści, grafik, czy innych materiałów wymaganych do stworzenia strony, co prowadzi do opóźnień w procesie tworzenia.
• Nieprzestrzeganie terminów – klient nie przestrzega ustalonych terminów, zarówno dotyczących płatności, jak i dostarczania materiałów lub opinii, co prowadzi do opóźnień w realizacji projektu.
• Niewłaściwe zarządzanie zespołem – klient nie zarządza wewnętrznym zespołem odpowiednio, co może prowadzić do braku koordynacji działań, niejasności w komunikacji i opóźnień w dostarczaniu potrzebnych informacji czy materiałów.

Nieodpowiednie zarządzanie projektem przez klienta może prowadzić do frustracji, opóźnień w realizacji projektu, dodatkowych kosztów oraz pogorszenia relacji między klientem a agencją. Dlatego ważne jest, aby klient aktywnie uczestniczył w procesie realizacji projektu, utrzymywał regularną komunikację z agencją i przestrzegał ustalonych terminów oraz zakresu projektu.

Zaniedbanie testów i weryfikacji

Po siódme, ostatnie – zaniedbanie testów i weryfikacji prac zespołu projektowego pomimo zgłoszenia gotowości do tych testów. Brak testowania może prowadzić do:

• Niedokładnego zrozumienia wymagań przez co mogą powstać błędy w finalnym produkcie, które trzeba będzie usuwać na serwisie produkcyjnym
• Niedostosowania do oczekiwań – bez aktywnego udziału klienta w procesie testowania, agencja może nie zidentyfikować błędów lub niedociągnięć w projekcie, które są istotne dla klienta, co prowadzi do niezadowolenia klienta z efektu końcowego.
• Dodatkowych kosztów i opóźnień wynikających z identyfikacji problemów na późniejszym etapie projektu bądź po jego ukończeniu, co może wymagać dodatkowych nakładów czasu i pracy na ich naprawę, co skutkuje opóźnieniami i dodatkowymi kosztami dla klienta.
• Pogorszenia relacji pomiędzy agencją a klientem i powstania napięć w relacjach, gdy klient odkryje błędy po zakończeniu projektu lub gdy projekt nie spełnia oczekiwań klienta.

Dlatego ważne jest, aby klient aktywnie uczestniczył w procesie testowania i weryfikacji projektu, regularnie przeglądając i dając opinie na temat postępów, a także przeprowadzając testy użytkowe, by zapewnić, że finalny produkt spełnia jego oczekiwania i wymagania.