Przy wyborze wykonawcy strony internetowej, sklepu, systemu B2B lub dedykowanej aplikacji szybko pojawia się pytanie o sposób rozliczenia projektu.
Dwa najczęściej spotykane modele to:
Na pierwszy rzut oka wybór może wydawać się prosty. Fixed Price daje określoną cenę, więc może sprawiać wrażenie bezpieczniejszego. Time & Material oznacza rozliczenie godzinowe, dlatego czasami kojarzy się z trudniejszym do przewidzenia budżetem.
W praktyce różnica jest bardziej złożona.
Najważniejsza różnica pomiędzy Fixed Price a Time & Material dotyczy sposobu ustalania wynagrodzenia, zarządzania zakresem oraz podziału ryzyka pomiędzy klienta i wykonawcę. Projekt o stabilnych wymaganiach może bardzo dobrze działać w modelu Fixed Price. Z kolei system rozwijany etapami, posiadający integracje i wymagania doprecyzowywane podczas realizacji często łatwiej prowadzić w Time & Material.
Nie istnieje więc jeden model właściwy dla wszystkich projektów.
W tym artykule wyjaśniamy:
W dużym uproszczeniu:
Fixed Price oznacza: określony zakres → ustalona cena → realizacja zgodnie z uzgodnionymi wymaganiami.
Time & Material oznacza: określone zadania i priorytety → rzeczywisty czas pracy → rozliczenie wykonanych prac.
W Fixed Price ważniejsza jest więc stabilność zakresu. W T&M większe znaczenie ma kontrola czasu, priorytetów i budżetu w trakcie realizacji.
Nie oznacza to, że Fixed Price zawsze daje pełną pewność kosztu całego przedsięwzięcia ani że T&M oznacza otwarty rachunek. Oba modele mogą być przewidywalne, jeżeli są prawidłowo stosowane.
Model rozliczenia określa przede wszystkim w jaki sposób obliczane jest wynagrodzenie wykonawcy. Nie należy utożsamiać go z metodą prowadzenia projektu.
Projekt może być:
a jednocześnie wykorzystywać różne modele rozliczenia w poszczególnych etapach.
Przykładowo:
Model rozliczenia powinien więc wspierać sposób prowadzenia projektu, a nie ograniczać go.
Fixed Price to model, w którym wykonawca zobowiązuje się zrealizować określony zakres za ustaloną wcześniej cenę.
Przykład – firma zamawia stronę internetową obejmującą:
Po doprecyzowaniu wymagań wykonawca wycenia całość na ustaloną kwotę. Jeżeli zakres i przyjęte założenia pozostają bez zmian, klient płaci cenę ustaloną w umowie, nawet jeśli realizacja wymaga od wykonawcy większego nakładu pracy niż pierwotnie zakładano.
Stała cena nie pojawia się przypadkowo. Przed przygotowaniem oferty wykonawca musi oszacować nakład pracy potrzebny na poszczególne elementy projektu, np.:
Następnie bierze pod uwagę również:
Dopiero na tej podstawie powstaje cena całego zakresu. Oznacza to, że Fixed Price również opiera się pośrednio na szacowanym czasie pracy zespołu.
Różnica polega na sposobie rozliczenia klienta. W T&M płaci on za rzeczywiście przepracowany czas. W Fixed Price wykonawca wykorzystuje przewidywany nakład pracy do ustalenia ceny całego zakresu.
Najważniejszą zaletą modelu jest przewidywalność kosztu określonego zakresu. To istotne rozróżnienie.
Fixed Price nie musi oznaczać: „bez względu na to, czego będziemy chcieli później, cena pozostanie taka sama”. Oznacza raczej: „za wykonanie uzgodnionego zakresu zapłacimy określoną kwotę”. Jeżeli wymagania zostaną zmienione, może zmienić się również cena lub termin.
Klient już przed rozpoczęciem realizacji zna cenę ustalonego zakresu projektu. Jest to szczególnie istotne w firmach, w których budżet musi zostać wcześniej zatwierdzony.
Dobry projekt Fixed Price wymaga precyzyjnego określenia:
Może to uporządkować realizację.
Jeżeli wykonawca źle oszacuje czas potrzebny na realizację niezmienionego zakresu, co do zasady nie powinno to automatycznie powodować wzrostu ustalonej ceny.
To właśnie jeden z powodów, dla których Fixed Price jest atrakcyjny dla zamawiających.
Pomożemy uporządkować wymagania, funkcje, integracje i kryteria odbioru. W razie potrzeby możemy przeprowadzić warsztaty przedwdrożeniowe, podczas których wspólnie doprecyzujemy zakres i przygotujemy projekt do rzetelnej wyceny.
Im większy projekt, tym trudniej dokładnie przewidzieć wszystkie wymagania przed rozpoczęciem prac. Jeżeli wiele decyzji pozostaje otwartych, wycena stała musi opierać się na większej liczbie założeń. Dlatego przed wyborem Fixed Price szczególne znaczenie ma uporządkowanie wymagań funkcjonalnych, które określają, co dokładnie ma robić przygotowywane rozwiązanie.
Nowy pomysł w trakcie projektu nie jest automatycznie częścią wcześniejszej ceny.
Trzeba ustalić:
Przy niektórych projektach przed rozpoczęciem prac programistycznych nie da się odpowiedzieć na wszystkie pytania.
Dotyczy to szczególnie:
W takich sytuacjach próba zagwarantowania wszystkiego z góry może powodować konieczność przyjęcia wielu założeń.
Zmiana zakresu nie oznacza, że model Fixed Price przestał działać.
Załóżmy, że w trakcie realizacji sklepu klient decyduje: Chcemy dodatkowo uruchomić rozbudowany konfigurator produktu.
Jeżeli funkcji nie było w pierwotnym zakresie, należy potraktować ją jako zmianę.
Typowy proces wygląda następująco:
W projektach IT można spotkać określenie Change Request, czyli formalny wniosek o zmianę zakresu. Najważniejsze jest jednak nie nazewnictwo, lecz jasna zasada: nowe wymaganie powinno zostać ocenione przed jego realizacją.
Model ma szczególnie dużo sensu, gdy:
Przykładem może być dobrze zdefiniowana strona firmowa lub konkretny, zamknięty etap większego projektu.
Szczególną ostrożność zachowałbym, gdy:
Wtedy znaczna część projektu może polegać na ciągłym ustalaniu, czy konkretna zmiana mieści się jeszcze w cenie.
Time & Material, w skrócie T&M, to model, w którym wynagrodzenie zależy od rzeczywistego czasu pracy zespołu.
Przykładowo – zadanie zajęło:
Rozliczenie wynika z faktycznie wykonanych prac według wcześniej uzgodnionych stawek. Klient płaci więc za rzeczywisty nakład pracy, a nie za wcześniej ustaloną cenę całego zakresu.
Nie. To częste nieporozumienie.
Projekt T&M nadal powinien mieć:
Różnica polega na tym, że zakres może być łatwiej modyfikowany w trakcie realizacji. Jeżeli po pierwszym etapie okazuje się, że funkcja A jest mniej potrzebna niż funkcja B, klient może zmienić kolejność prac bez konieczności przebudowy całej umowy dotyczącej stałej ceny.
Nie powinien. Prawidłowo prowadzony T&M nie oznacza: „zaczynamy pracować, a za kilka miesięcy powiemy, ile to kosztowało”.
Klient powinien mieć możliwość bieżącej kontroli:
To właśnie jakość raportowania i zarządzania projektem decyduje w dużej mierze o bezpieczeństwie tego modelu.
T&M nie wyklucza przygotowania oszacowania. Jeżeli projekt ma według obecnej wiedzy wymagać np. około 400-500 godzin, klient otrzymuje ważny punkt odniesienia.
Nie jest to gwarancja ceny, ale pozwala zaplanować budżet.
Zamiast finansować cały projekt bez punktów kontrolnych, można określić:
Najważniejsze funkcje realizowane są wcześniej. Jeżeli budżet okaże się ograniczony, można zrezygnować lub odłożyć mniej istotne elementy bez zatrzymywania całego projektu.
Klient powinien wiedzieć:
Można ustalić, że zespół nie może przekroczyć określonego budżetu lub liczby godzin bez dodatkowej zgody.
Ponieważ sposób rozliczenia nie zwalnia wykonawcy z obowiązku planowania.
Oszacowanie pozwala:
Różnica pomiędzy oszacowaniem a Fixed Price polega na tym, że w T&M nie staje się ono automatycznie gwarantowaną ceną całego zakresu. Jeżeli w trakcie prac pojawią się nowe informacje, oszacowanie może zostać zaktualizowane.
Klient może zmieniać priorytety wraz z rozwojem projektu.
Nie wszystkie wymagania muszą być rozstrzygnięte przed rozpoczęciem prac programistycznych.
Jeżeli testy pokazują, że pewne rozwiązanie wymaga zmiany, zakres można dostosować.
Przy dobrym raportowaniu klient widzi, ile czasu kosztują konkretne elementy.
T&M dobrze pasuje do produktów, które są rozwijane przez miesiące lub lata i nie mają jednego definitywnego „końca”.
Jeżeli projekt wymaga więcej czasu, koszt może wzrosnąć. To klient bierze większą część ryzyka dotyczącego rzeczywistego nakładu pracy.
Jeżeli wykonawca nie raportuje prac, klientowi trudno kontrolować zasadność rozliczenia.
Ciągłe zmiany decyzji, rozpoczynanie kolejnych funkcji i porzucanie wcześniejszych może powodować niepotrzebne wykorzystanie budżetu.
T&M daje elastyczność, ale elastyczność wymaga zarządzania.
Przede wszystkim przy:
Nie każdy projekt wymaga elastyczności.
Jeżeli zakres jest:
rozliczanie każdej godziny może niepotrzebnie komplikować prostą realizację. Problemem może być również brak odpowiedniego procesu po stronie wykonawcy.
T&M bez:
może być dla klienta trudny do zarządzania.
Dobrym kompromisem może być T&M z określonym limitem.
Przykład: Na dany miesiąc przeznaczamy maksymalnie 80 godzin pracy. Przekroczenie limitu wymaga wcześniejszej akceptacji klienta.
Można też ustalić limit dla konkretnego etapu: Etap może wykorzystać maksymalnie 150 godzin bez ponownej decyzji biznesowej.
Pozwala to połączyć: elastyczność zakresu + kontrolę maksymalnego wydatku w określonym okresie.
To jedna z najważniejszych różnic pomiędzy modelami.
Wykonawca bierze na siebie większe ryzyko dotyczące tego, ile rzeczywiście czasu będzie potrzebne do wykonania uzgodnionego zakresu.
Klient bierze natomiast ryzyko związane z tym, że:
Klient bierze większe ryzyko związane z rzeczywistym czasem realizacji.
W zamian łatwiej może decydować:
Dlatego stwierdzenie: Fixed Price jest bezpieczny, a T&M ryzykowny jest zbyt dużym uproszczeniem. Oba modele zabezpieczają inne rodzaje ryzyka.
Załóżmy, że podczas tworzenia systemu B2B firma chce dodać dodatkową funkcję eksportu danych.
Trzeba sprawdzić, czy funkcja była częścią pierwotnych wymagań.
Jeżeli nie:
Nowa funkcja może zostać dodana do listy prac.
Klient może:
Zmiana jest więc organizacyjnie łatwiejsza, ale nadal konsumuje czas i budżet.
Nie. Może zawierać większy bufor na niepewność, ponieważ wykonawca bierze na siebie ryzyko przekroczenia planowanego nakładu pracy. Nie oznacza to jednak, że każda oferta Fixed Price będzie droższa od T&M. Jeżeli projekt jest dobrze znany i przewidywalny, ryzyko może być niewielkie.
Również nie. T&M może być bardzo efektywny, gdy zespół:
Ale końcowy koszt może również wzrosnąć, jeśli:
Nie można więc z góry przyjąć, że jeden model jest zawsze tańszy. Koszt zależy przede wszystkim od rzeczywistego zakresu, złożoności projektu, jakości oszacowania i sposobu prowadzenia prac.
Tak. W wielu projektach nie trzeba wybierać jednego modelu dla całej współpracy.
Przykładowo:
T&M – ponieważ jej celem jest właśnie odkrycie części niewiadomych.
Fixed Price – jeżeli po analizie liczba widoków i zakres są dobrze określone.
T&M – jeśli system zawiera złożone integracje i wymagania mogą się zmieniać.
T&M lub miesięczny budżet godzinowy.
Model hybrydowy pozwala dopasować sposób rozliczenia do konkretnego etapu, zamiast podejmować jedną decyzję dla całego projektu.
Zakres:
Projekt UX/UI jest znany, a wymagania są stabilne.
Racjonalny wybór – Fixed Price może bardzo dobrze się sprawdzić. Niepewność jest niewielka, więc klient może z góry poznać koszt całego zakresu.
Projekt obejmuje:
Część integracji wymaga jeszcze sprawdzenia.
Możliwe rozwiązania:
Próba zagwarantowania od razu ceny za wszystkie niewiadome może wymagać wielu założeń lub dużego bufora.
Przykładem projektu o dużej liczbie zależności może być dedykowany system B2B. Taki system ma:
Wiadomo, jaki jest cel biznesowy, ale szczegóły części procesów będą dopracowywane z użytkownikami.
Racjonalny wybór – T&M zwykle daje większą swobodę rozwoju. Można najpierw przygotować najważniejsze procesy, a później dostosowywać kolejne moduły do wiedzy zdobytej podczas realizacji.
Co miesiąc pojawiają się:
Nie istnieje zamknięty zakres na kolejne 12 miesięcy.
Racjonalny wybór – najczęściej: T&M lub ustalony miesięczny budżet godzinowy. Przygotowywanie osobnej ceny stałej na każdą drobną zmianę generowałoby dodatkowy proces ofertowania.
Możemy przeanalizować zakres, wymagania, integracje i poziom niepewności projektu, a następnie zaproponować sposób realizacji i rozliczenia dopasowany do konkretnego przypadku. Nie musisz z góry wiedzieć, czy potrzebujesz Fixed Price, Time & Material czy modelu mieszanego.
To szczególnie ważne, gdy dwa software house’y przygotują oferty w różnych modelach. Załóżmy:
Oferta A: Fixed Price – 100.000 zł.
Oferta B: T&M – przewidywane 350-450 godzin.
Nie należy porównywać tylko końcowych liczb.
Sprawdź:
Może się okazać, że jedna oferta nie obejmuje:
Przykład: integracja zakłada wykorzystanie gotowego API dostarczonego przez klienta.
Jeżeli API okaże się inne, koszt może się zmienić niezależnie od modelu.
W Fixed Price sprawdź proces dodatkowej wyceny.
W T&M sprawdź, kto może zatwierdzać nowe zadania.
Przy T&M szczególnie istotne jest, czy otrzymujesz:
Sprawdź m.in.:
Cena nie jest jedynym elementem ryzyka. Równie ważne są:
W umowie lub warunkach współpracy warto jednoznacznie określić:
Im bardziej przejrzyste są zasady, tym łatwiej klientowi kontrolować projekt.
Kluczowe są:
W Fixed Price precyzja zakresu ma szczególnie duże znaczenie.
Czasami T&M jest przedstawiany tak: klient płaci za godziny, więc ostateczny koszt jest jego problemem.
To niewłaściwe podejście.
Profesjonalny wykonawca powinien:
Klient podejmuje decyzje budżetowe, ale powinien otrzymywać dane potrzebne do ich podjęcia.
W projektach rozliczanych według czasu pracy ważne są dla nas przede wszystkim:
Dzięki temu klient może kontrolować nie tylko: „ile godzin już wykorzystaliśmy?”
ale również: „na co wykorzystujemy kolejne godziny i czy nadal jest to najlepszy sposób realizacji celu?”
Sposób przygotowania samej wyceny szerzej opisujemy w artykule Wycena strony internetowej – jak wygląda proces?
Nie zakładamy, że jeden model jest właściwy dla każdego projektu. Przy wyborze bierzemy pod uwagę między innymi:
Prosta, dobrze określona realizacja może być dobrym kandydatem do Fixed Price. Rozbudowany system, który będzie rozwijany etapami, może lepiej pasować do Time & Material. Czasami najlepszym rozwiązaniem okazuje się połączenie obu modeli.
Sam model rozliczenia jest tylko jednym z elementów współpracy z software house. Równie ważne są sposób analizy wymagań, komunikacja, kontrola zakresu, testowanie i odbiór rozwiązania.
Najważniejsze jest dopasowanie modelu do rzeczywistego charakteru projektu, a nie wybieranie go wyłącznie dlatego, że jeden z nich wydaje się na pierwszy rzut oka bezpieczniejszy.
Nie istnieje jeden model rozliczenia, który zawsze będzie:
Fixed Price zwiększa przewidywalność kosztu dobrze zdefiniowanego zakresu, ale wymaga wcześniejszego doprecyzowania wymagań i bardziej formalnego zarządzania zmianami. Time & Material daje większą swobodę w zarządzaniu zakresem i priorytetami, ale wymaga przejrzystego raportowania oraz bieżącej kontroli wykorzystanego budżetu.
Najważniejsze pytanie nie powinno więc brzmieć: Który model jest lepszy?
Tylko: Który model lepiej odpowiada poziomowi niepewności i sposobowi rozwoju konkretnego projektu?
Właśnie od tego powinna zaczynać się decyzja o sposobie rozliczenia współpracy z software house’em.
Time & Material to model, w którym klient płaci za rzeczywisty czas pracy zespołu według wcześniej uzgodnionych stawek. Zakres i priorytety mogą być modyfikowane podczas realizacji.
Fixed Price to model, w którym wykonawca realizuje zdefiniowany zakres za ustaloną wcześniej cenę.
W Fixed Price cena jest określana dla uzgodnionego zakresu przed rozpoczęciem realizacji. W T&M wynagrodzenie wynika z rzeczywistego czasu pracy. T&M daje większą elastyczność zakresu, natomiast Fixed Price większą przewidywalność kosztu stabilnego zakresu.
Nie. Budżet można kontrolować za pomocą oszacowań, limitów godzinowych, podziału na etapy, priorytetów oraz regularnego raportowania wykorzystanego czasu.
Gwarantuje cenę uzgodnionego zakresu zgodnie z zasadami zapisanymi w umowie. Jeżeli klient rozszerzy zakres, dodatkowe prace mogą wymagać osobnej wyceny.
Nie można tego założyć z góry. Koszt zależy od zakresu, złożoności, liczby zmian oraz rzeczywistego nakładu pracy.
Nie zawsze. Cena stała może uwzględniać ryzyko wykonawcy, ale przy przewidywalnym projekcie różnica może być niewielka. Nie da się określić kosztu wyłącznie na podstawie modelu rozliczenia.
Przy dobrze opisanym, zamkniętym i technicznie przewidywalnym zakresie, którego klient nie planuje istotnie zmieniać podczas realizacji.
Przy projektach rozwojowych, integracjach, dedykowanych systemach oraz sytuacjach, w których wymagania będą doprecyzowywane podczas realizacji.
Tak. Można ustalić limit godzin lub wydatków dla miesiąca albo etapu, którego wykonawca nie przekroczy bez dodatkowej zgody klienta.
Tak. Rozliczenie godzinowe nie wyklucza harmonogramu, kamieni milowych ani planowanego terminu realizacji. Różnica dotyczy sposobu naliczania wynagrodzenia.
Tak, ale zmiana wykraczająca poza pierwotne ustalenia zwykle wymaga analizy jej wpływu na koszt i termin oraz dodatkowej akceptacji.
To połączenie różnych sposobów rozliczenia w ramach jednego projektu, np. Fixed Price dla dobrze określonego etapu UX/UI i T&M dla późniejszego developmentu oraz dalszego rozwoju.
Zasady powinny być ustalone przed rozpoczęciem współpracy. Umowa może określać stawki specjalistów, sposób ewidencji czasu, jednostkę rozliczeniową i częstotliwość raportowania.
Tak. Przy T&M przejrzystość wykorzystanego czasu jest jednym z podstawowych elementów kontroli budżetu.
Nie. Model powinien wynikać z charakteru projektu. Dobrze określony, przewidywalny zakres może być efektywnie realizowany w Fixed Price.
Często tak, jeżeli jej zakres, liczba widoków, funkcje i wymagania są dobrze znane. Nie jest to jednak reguła obowiązująca dla każdego projektu.
Jeżeli system ma być rozwijany etapami, zawiera złożone integracje lub wymagania będą ewoluować, T&M lub model hybrydowy często zapewnia większą elastyczność.
Ten wpis stworzył
Ekspert od wycen dedykowanych rozwiązań i zarządzania projektami. Posiada ogromne doświadczenie w tworzeniu ofert idealnie dopasowanych do potrzeb i oczekiwań klientów, specjalista łączący pasję do nowych wyzwań z analitycznym podejściem do każdego szczegółu projektu.
Sprawdź, jak wygląda współpraca z software house – od analizy po wdrożenie i rozwój. Poznaj proces krok po kroku i uniknij kosztownych błędów.
Poznaj najczęstsze błędy przy wdrażaniu stron, sklepów i systemów IT. Sprawdź, jak uniknąć opóźnień, przekroczenia budżetu i problemów technicznych.
Czym jest dług technologiczny i jak wpływa na rozwój systemów informatycznych? Sprawdź, kiedy wystarczy refaktoryzacja, a kiedy potrzebna jest modernizacja systemu.
Jak przeprowadzić testy akceptacyjne strony internetowej? Sprawdź UAT, kryteria akceptacji, checklistę przed publikacją i protokół odbioru strony.
Share:
